E_felado_jegyzek_fejlec

WEBEFJ

INGYENES, ONLINE, LEVÉLFELADÁSOKAT SEGÍTŐ ALKALMAZÁS

Előzetes regisztrációt követően szerződéses partnereink számára díjmentesen elérhető. Használatával a levelek feladásához szükséges nyomtatványok kitöltése is egyszerűbb, illetve segítségével elektronikus feladójegyzék (továbbiakban EFJ) állítható elő.

 

MIÉRT ÉRDEMES A POSTA ÁLTAL FEJLESZTETT WEBEFJ-T HASZNÁLNIA?

  • Ingyenes
  • Egyszerű - kényelmesen online továbbítható, kezelése könnyen megtanulható
  • Gyors - időtakarékosabb küldeményelőkészítés még a feladás előtt
  • Környezetbarát - korszerű papírmentes megoldás
  • Rugalmas - bárhol, bármikor elérhető
  • Tervezhető - kalkulálható költségek kedvezőbb árszint*

* Elektronikus feladójegyzék használatáért szerződéses partnereinknek a levélküldemények feladási díjából kedvezmény is érvényesíthető. A tájékoztatás nem teljes körű, bővebb információkért kérjük, kattintson ide.

Legújabb fejlesztéseink

Ingyenes alkalmazásunkat folyamatosan fejlesztjük ügyfeleink igényeinek megfelelően, melynek köszönhetően az alkalmazásunkat 2019. február 4-től az alábbi új funkciókkal bővítettük:

  • Könyvelt levélküldeményekre vonatkozóan az ügyfél saját azonosító adatainak nyomtatása - a saját azonosító mezőbe felvitt adatok a feladójegyzék nyomtatható példányán is megjelennek (PDF).
  • Számlakontroll riport - egy vagy több megadott megállapodás azonosítóra - meghatározott és beállított időintervallumon belül - lekérdezhetőek az elektronikus feladójegyzékkel felvett levélküldemény-adatok.
  • Küldeményazonosító igénylés és átadás - lehetőség van a könyvelt levelek rögzítéséhez szükséges azonosítókat az alkalmazáson keresztül megigényelni, illetve az azonosítószámok szervezeten belüli átadása is biztosított.
  • Lezárt, beküldött jegyzékek IKR szám alapján történő visszakereshetősége - a lezárt, beküldött jegyzékek IKR száma (a jegyzéken szereplő küldemények postai felvételét segítő azonosító szám) az alkalmazásban is megjelenik.
  • Vámadatok kezelése a nemzetközi árutartalmú levelek esetében - a rendszerben rögzíthető az Európai Unión kívülre szóló levélküldemények vámkezeléséhez szükséges valamennyi adat, illetve kinyomtatható a vámáru nyilatkozat is.

Részeletes ismertetőért kattintson IDE!

További előnyök

  • Egy kattintással beküldhető az elkészített EFJ a Magyar Posta Zrt. rendszerébe.
  • Megkönnyíti a tömeges levélfeladásokkal járó feladatokat, hiszen kiváltja a papíralapú feladójegyzék használatot.
  • Számos kényelmi funkcióval rendelkezik:
            o szoftverbe ágyazott adatbázis támogatja a pontos címzést (utca, házszám szintű adatokkal).
            o a beépített címzéstámogatással ellenőrizhető a címek helyessége, valódisága.
            o segíti a leggyakrabban használt méretű borítékok, etikettek címzésének kinyomtatását.
            o a belföldi és nemzetközi tértivevény nyomtatása - akár leporellós, akár vágott formátumban - biztosított.
  • Hatályos EFJ-műszaki specifikáció szerinti elektronikus feladójegyzéket készít.
  • Nem kell külön bevizsgáltatni az elkészített adatállományt.
  • Kezeli a díjhiteles és a bérmentesítő géppel történő feladást is.
  • Könyvelt (pl.: ajánlott és tértivevényes levelek) és közönséges levelek esetében is alkalmas bontott címadatok megadására.
  • A levelek küldeményazonosítói az alkalmazáson keresztül megrendelhetők.
  • A program kiszámolja a feladáskor fizetendő díjat, így előre tudja, hogy a postán mennyit kell fizetnie a levél feladásáért.

A WEBEFJ használati feltételei

Online alkalmazásunk használata előzetes regisztrációhoz kötött és bármikor, bárhonnan ingyenesen elérhető díjhiteles vagy bérmentesítő gép használatra vonatkozó szerződéssel rendelkező üzleti partnereink számára. Az alkalmazás igénybevételi és felhasználási feltételeit ÁSZF szinten kezeljük, így a WEBEFJ alkalmazás használata külön szerződéskötés nélkül, előzetes regisztrációval vehető igénybe.

Üzleti partnereink részére

CÉGES IGÉNYBEJELENTÉS

  • Üzleti partnereinknek a cégadatokat és felhatalmazotti adatokat az e-ÁSZF egyik mellékletén, az Adatlapon kell előzetesen benyújtaniuk. Az Adatlap kitöltésével és elektronikus úton történő visszaküldésével egyidejűleg fogadják el az elektronikus szolgáltatásokra vonatkozó általános szerződési feltételeinket
  • Az Adatlapon a céges regisztrációhoz és a felhasználók céghez történő összerendeléséhez szükséges adatokat kérjük feltüntetni. Meglévő ÉnPostám regisztrációval rendelkező magánszemélyek is megadhatóak felhasználóként. A kitöltött Adatbekérő lapot elektronikus úton a kwradmin@posta.hu e-mail-címen várjuk vissza.
  • Regisztrációs folyamatunk kétlépcsős:
            o első lépésként a céget regisztráljuk rendszereinkben,
            o második lépésként azokat a felhasználókat, akiket WEBEFJ alkalmazás használatára a cég képviselője felhatalmazott.
  • A kétlépcsős regisztráció megtörténtéről a cég által kijelölt felhasználók egy aktiváló linken kapnak tájékoztatást. Egy egyszeri bejelentkezéssel a felhatalmazottak azonnal aktiválhatják regisztrációjukat és megkezdhetik az alkalmazás használatát.

WEBEFJ HASZNÁLAT

Regisztrált felhasználóink a www.posta.hu honlapunkon keresztül bárhonnan, bármikor, ingyenes érik el a levélküldemények feladását és nyomtatványok kitöltését segítő postai EFJ előállító alkalmazást.

A regsiztráció megkezdéséhez kattintson ide

Elektronikus feladójegyzék alkalmazáshoz kapcsolódó videók

GYAKRAN ISMÉTELT KÉRDÉSEK

Általános kérdések

1. Az ÉnPostám felületen belül hol érhetem el a WEBEFJ alkalmazást?

A WEBEFJ alkalmazás az ÉnPostám felületen a Postai szolgáltatások fülön, valamint közvetlenül az Irányítópultról érhető el díjhiteles szerződéssel rendelkező, vagy bérmentesítő gépet használó ügyfeleink részére, az Elektronikus feladójegyzék-készítő rendszer csempén lévő Megnyitás gombra kattintva.

2. Hova fordulhatok, ha rendkívüli rendszerhibát észlelek?

A +36 1/767-8272-es telefonszámon tudja jelezni, a 3. menüpont (Call Center) kiválasztásával, vagy e-mailen a webefj_bejelentes@posta.hu címen.

3. Meddig őrzi meg az alkalmazás a nyitott feladójegyzékemet?

A rendszer 15 munkanap inaktív állapot után törli a nyitott feladójegyzékeket. A törlésig hátralevő munkanapok számáról a program felugró ablakban küld figyelmeztetést.

4. Beléphet-e a WEBEFJ alkalmazásba egyszerre több felhasználó is ugyanahhoz a megállapodásazonosítóhoz?

Több felhasználó is beléphet ugyanahhoz a megállapodásazonosítóhoz, de egy jegyzéket egy felhasználó tud előállítani. Az elkészített jegyzékek összemásolására az alkalmazás lehetőséget ad.

5. Több felhasználó által előállított jegyzékből tudok-e egy összesített jegyzéket készíteni?

Igen, a nyitott státuszú jegyzékek esetében a jegyzékek kijelölésével és a Kijelölések összevonása gomb megnyomásával a nyitott jegyzékek összevonhatóak. Az összevonás kritériuma: a „Küldeményazonosító nyomtatása érték”, valamint a közönséges küldemények rögzítési módja is azonos legyen. Fontos: a legutolsó kattintást követően 10 perc elteltével tud újra módosítani ugyan abban a jegyzékben.

6. Új jegyzék megnyitásakor minden esetben szükséges az alapadatokat rögzítenem?

A megfelelő megállapodás-azonosító kiválasztása után az azonosítóhoz tartozó feladói adatokat automatikusan kitölti a rendszer, de minden esetben javasolt az adatok helyességének ellenőrzése és az e-mail cím megadása kötelező.

7. Kettő megállapodásazonosítóm is van, az egyik Szeged 1 postára szól, a másik Szeged Logisztikai Üzembe. Véletlenül a Szegedi Logisztikai Üzemre rögzítettem a küldeményeket, és a jegyzéket is lezártam, elküldtem. Fel tudom adni a küldeményeket Szeged 1 postán?

Nem, a küldeményeket minden esetben a helyes megállapodás azonosítóra kell rögzíteni, ezután adhatóak fel a küldemények. (Viszont könyvelt küldemény(ek) esetén új küldemény-azonosító(k) felhelyezése szükséges.)

8. Rossz e-mail-címet állítottam be a feladónál és most nem kapom meg a feladásról szóló e-mailt. Mi a teendő?

Kérjük, jelezze a felvevő postán, hogy rossz e-mail címet állított be, illetve a feladóhelyen kérdezze meg, hogy beérkezett-e a jegyzék! Új jegyzék feladásakor módosíthatja az e-mail címet.

9. Jelenleg is használok postázó programot. Ez kompatibilis a WEBEFJ-vel?

Nem, a rendszerek közötti áthidalásra kérjük, használja a WEBEFJ felületről letölthető mintaállományokat: Címzetti adatok feltöltése alatt Letölthető mintaállományok.

10.Miért kéri a gépi feldolgozásra alkalmas küldemények feladásakor az alkalmazás a bevizsgálási jegyzőkönyv engedélyszámát?

A gépi feldolgozásra alkalmas küldemények feladási feltétele az előzetes bevizsgálás és megfelelőségi jegyzőkönyv megléte.

11. Milyen méretű etikett nyomtatható a rendszerből?

Három méretezés közül választhat:

  • A/4-es 3 hasábos (70*37 mm)
  • A/4-es 2 hasábos (106*37 mm)
  • A/4-es 1 hasábos (120*48 mm)

12. Meddig őrzi meg az alkalmazás a lezárt feladójegyzékeket?

A lezárt feladójegyzékek 400 nap után automatikusan törlődnek az alkalmazásból. Ez idő alatt van lehetőség azok mentésére.

13. Milyen adatokat tartalmaz a Számlakontroll riport?

Kizárólag azokat a tételeket (cikkszámok, szolgáltatás megnevezése, mennyiség, nettó-bruttó ár) tartalmazza, melyeket elektronikus feladójegyzékkel vett fel a Posta.

14. Milyen dátumot állítsak be számlakontroll riport lekérdezése során?

Például: Ha a 2019. január 24-i napon történt feladásokat szeretné riportálni, akkor a nyitó dátumot állítsa 2019. január 24-re, míg a záró dátum legyen 2019. január 25. A kezdő dátumnak a lekérdezni kívánt napot kell beállítani, a záró dátum pedig mindig az következő nap. Mindig a záró dátumot állítsa be először!

15. Nem vámköteles cikkek levélfeladása során hibaüzenetet kapok. Mit tegyek?

Nem EU-s országba küldendő levelek feladás esetén, melyek nem tartalmaznak vámköteles cikket, azokat a többletszolgáltatások panelen az alábbi beállításokkal szükséges alkalmazni:

  • Vámérték mező beállítása 0-ra,
  • Küldeményfajta kiválasztásánál „Dokumentum” megadása,
  • Valutanem megadása, szabadon választható

Megjegyzés:

  • Közönséges levél esetén a folyamatok megegyeznek.
  • EU-n belül nem kell módosítani a beállításokon.

Adatbetöltéshez kapcsolódó kérdések

1. Van lehetőségem címzetti adatokat tömegesen betölteni a rendszerbe?

Igen, van lehetőség külső adatállomány importálására. A rendszer négyféle formátum használatát teszi lehetővé: xls; xlsx; csv; xml. Egy állomány importálása során 1.000 címzetti adat rögzíthető, így a betölthető adatállomány is 1.000 sort tartalmazhat.

2. Van már címadatom Excelben, hogyan vihetem fel a felületre?

Kérjük, a „Címzett adatok feltöltése” menüpont alatt található letölthető mintaállomány alapján végezze el a tábla átalakítását, majd ezt követően importálja az adatokat.

3. Címzetti adatok importálása után a megjelenő címadatok nem helyesek. Miért van ez?

A program a postai Országos Egységes Címadatbázis és Címmenedzsment rendszer alapján ellenőrzi a címadatokat. Az adatbázisban nem szereplő címadatokat hibásnak jeleníti meg. Javasoljuk a címzéstámogatás használatát, vagy az adatok ismételt ellenőrizését. Ha a megadott címadatok pontosak, de a címzést hibásnak jelzi a program, hagyja jóvá azokat. Azonban a hiányos adattartalmú sorokat feltétlen egészítse ki.

4. A programban rögzített címzetti adatokat tárolja a rendszer?

Igen, egy már korábban berögzített címzett adatai – utolsó használattól kezdve -pontosan 90 napig állnak rendelkezésre az alkalmazásban.

Küldeményazonosítót érintő kérdések

1. Hol találom a postától kapott küldeményazonosítót a WEBEFJ programban?

A küldeményazonosító felhasználó felületre való előhívása, az „új küldeményazonosító tartomány felvitele” linkre kattintva egy párbeszéd panelen keresztül érhető el.

2. Mit jelent a küldeményazonosító darabszám?

Ez a darabszám az adott típus összes (nyomtatható és ragaszthatótó) küldeményazonosítószámát tartalmazza.

3.Van 500 darab küldeményazonosítóm. Egyszerre rögzítsem be ezeket?

Mindig annyit rögzítsen be, mint amennyire adott napon, egy jegyzék elkészítéséhez éppen szüksége van.

4. Hol található az új küldeményazonosító tartomány felvitele link az alkalmazásban?

Bármelyik nyitott jegyzékben elérhető a jobb felső sarokban.

5. Hogyan tudom a kapott tartományt magamra venni?

A panel alján található „A kiosztott tartományokra” kattintva - az első két betűjelzés nélkül - csak másolja be a tartományt a betűjelzés szerinti megfelelő sorba.

6. Jegyzékkészítéskor elfelejtettem „igen”-re állítani a „Küldeményazonosító nyomtatása borítékra” opciót, viszont borítékra szerettem volna nyomtatni a küldeményazonosítókat és így is zártam le a feladójegyzéket (rendelkezem intervallumos azonosítókkal). Mi az eljárás ilyen esetben?

A jegyzéket újra kell rögzíteni a helyes beállításokkal. A már berögzített etikettes küldeményazonosítókat (tekercs) a továbbiakban a WEBEFJ alkalmazásban már nem tudja felhasználni.

7. Megoszthatom-e munkatársammal az új küldeményazonosító tartományt?

Igen, viszont a Súgóban mellékelt CDV számoló excel programot kell használni hozzá.

8. Mi az a CDV-szám?

A vonalkódos postai azonosítók matematikai módszerrel képzett CDV-ellenőrzőszámot tartalmaznak, amely egy erre a célra specifikált algoritmussal képezhető le. A Magyar Posta programjai a CDV-szám által ellenőrzik az azonosító érvényességét, mivel egy adott számsorhoz csak egyetlen egy egyjegyű CDV-szám tartozhat. A CDV-szám a postai azonosítókon az utolsó, elkülönítve feltüntetett számjegy.

9. Mikor kell használnom a Küldeményazonosító-kalkulátort (CDV-számolót)?

Ha Ön nyomdai azonosítót igényelt, a tekercs burkolatán nincs feltüntetve a CDV-azonosító. Kizárólag a tekercs felbontását követően láthatja azt a fizikailag felragasztható példányokon. Ahhoz, hogy egy teljes 500 darabos intervallum is berögzíthető legyen a tekercs felbontása és letekerése nélkül, a CDV-számoló használatával egyszerűen megtudhatja az utolsó azonosítószám egyjegyű CDV-számát. A CDV-számoló abban az esetben is használható, ha Ön intervallumos azonosítótartományt igényelt, de nem kívánja berögzíteni a teljes tartományt.

10. Hogyan kell használnom a CDV-számolót?

A hivatkozott Excel alapú számoló program (CDV-kalkulátor.xlsx) első három mezőjében a fejlécben megadott utasítások alapján kell beírnia az első azonosítót, amivel dolgozni szeretne. A negyedik mezőbe azt rögzítheti, hogy hány darab azonosítót szeretne egyidejűleg felhasználni. A program az ötödik, és a hatodik cellába beírja a kezdő-, valamint a záró azonosítószámot, immáron az egyjegyű CDV-számmal kiegészítve.

11. Hol találom a CDV számolót?

A Kapcsolódó tájékoztatók között, vagy ide kattintva is eléri.

12. Rendelkezem WEBEFJ regisztrációval, viszont a legutóbbi feladásom papírjegyzéken történt. A következő könyvelt küldeményem ismét WEBEFJ alkalmazással adnám fel, azonban a szoftver a már felhasznált küldeményazonosító(ka)t ajánlja, mi a teendőm ez esetben?

Rögzítse fel a könyvelt küldeményazonosítókat és küldje be a jegyzéket.

Rögzítéssel kapcsolatos kérdések

1. Mennyi küldemény tétel rögzíthető egy jegyzékben?

1000 db.

2. Véletlenül 10 db közönséges küldemény helyett 1000-et rögzítettem, és lezártam a feladójegyzéket. Hogyan tudom javítani?

Kérjük, jelezze a felvevő részére, hogy milyen megállapodás-azonosítóra rögzítette a jegyzéket, illetve a küldemények darabszámát! Ha van a jegyzékben könyvelt küldemény (pl.: ajánlott levél), akkor a küldeményazonosító alapján is le tudja hívni munkatársunk a jegyzéket.

3. Nem tudom kiválasztani azt a többletszolgáltatást, amit a küldeményhez szeretnék rendelni. Miért?

Az adott küldeménytípusnál (nemzetközi irányba, adott országban) a rendszer csak azon többletszolgáltatásokat jeleníti meg, amelyek igénybe vehetők.

4. A tértivevény nyomtatvány visszaküldéséhez a feladói adatoktól eltérő címet szeretnék megadni. Megtehetem?

Igen, az alkalmazás lehetővé teszi, hogy a tértivevény nyomtatványt a feladói adatoktól eltérő címre kérje vissza. Az alkalmazásban az új feladójegyzék készítése pontban az erre vonatkozó kérdésénél az „Igen” mező kiválasztását követően tudja megadni a pontos visszaküldési címet.

5. Közelebbi címadatként csak a helyrajzi szám áll rendelkezésre. Hogyan rögzíthetem?

A helyrajzi számot a „Házszám” mezőbe kell rögzíteni Hrsz.: kezdéssel és utána lehet a többi részt (számot) begépelni.

6. Szabadságra fogok menni, a munkatársam szeretné kezelni a programot, hogy tudom átadni az azonosítókat neki?

A nyitott jegyzékek oldalán a „küldeményazonosító visszaadás” gombbal a megállapodásazonosítóra visszaadhatók a küldeményazonosító tartományok. Ezt követően a munkatárs számára is elérhetővé válik a küldeményazonosító.

A feladójegyzék zárása során felmerülő kérdések

1. Feladójegyzék zárásánál azt a jelzést kaptam, hogy hibás a feladó címe. Mit tegyek?

Nyissa vissza a feladójegyzéket és ismételten ellenőrizze le a feladói cím adatokat, és ha szükséges az alábbi kötelező mezőket rögzítse be újra (a rögzítést címtámogatás segíti):

  • irányítószám, település, utca, házszám, vagy
  • irányítószám, település, postafiók.

Érdemes utána alapértelmezett módon végrehajtani a mentést.

2.Nem könyvelt küldeményként rögzítettem be a könyvelt küldeményeket, majd lezártam a feladójegyzéket. Mit tegyek? Van lehetőség ezt javítani?

Nyisson új jegyzéket és a megfelelő adatokkal rögzítse a küldeményazonosítókat.

3. Szerkeszthető egy lezárt feladójegyzék?

Lezárt, postai rendszerbe beküldött feladójegyzék módosítására a rendszer nem ad lehetőséget. Azonban egy lezárt jegyzékben szereplő adatok – ha erre van szükség – egy új, Nyitott jegyzékbe másolhatóak és szerkeszthetőek.

4. Informatikai probléma miatt egy lezárt feladójegyzéket nem sikerült beküldenem a postai rendszerbe. Mit tegyek?

A lezárt feladójegyzéket, amelyiknek továbbításakor informatikai probléma jelentkezett (pl.: internet elérési korlátozás miatt nem került beküldésre), lehetőség van xml formátumban menteni és továbbítani az efeladas@posta.hu postafiókra, vagy pdf-ként letölteni és papíralapú feladójegyzékként alkalmazni. A letöltés gomb a lezárt jegyzék adatainak jobb szélén lévő nyílra kattintva érhető el.

5. Véletlenül kitöröltem a feladójegyzék befogadásról szóló Központi Értesítés e-mailt. Hogyan tudom igazolni a postán, hogy van feladójegyzékem?

Ebben az esetben a „Lezárt jegyzékek” fülön a jegyzékek adatainál megtalálható IKR azonosítót kell feljegyezni és a postán megadni. Ez ugyanaz az azonosító, ami e-mailben érkezik vissza, és a feladást segíti elő.

6. Téves többletszolgáltatásokkal zártam le a jegyzéket, és elküldtem. Mit tegyek?

A módosításokat a felvevő postán szükséges a felvevő munkatársunknak jelezni.