1. Bejelentkezés

Bejelentkezni a https://www.posta.hu/ oldalon, az ÉnPostám regisztrációs felhasználónév és jelszó páros megadása után, a Belépés gombra kattintva lehet.

1.1. Szerepkörválasztó

Sikeres bejelentkezés után - az ePostakönyv alkalmazás használatához - céges Szerepkört kell választania.

Az oldal fejlécében található menüben tekintheti meg saját profiljának adatait, módosíthatja jelszavát, illetve léphet ki a felületről. A tényleges felhasználói adatok (pl.: cég neve, adószám, számlázási cím, stb.) szerződésben rögzítettek, így itt azok nem módosíthatók.

1.2. ePostakönyv alkalmazás elérése

Az ePostakönyv alkalmazás az Irányítópultról a Levél és csomag – minden, ami küldemény menüpont megnyitása után, az ePostakönyv csempére kattintva érhető el.

2. Kezdőoldal

2.1. Üdvözlőoldal

A legelső belépéskor még nincs nyitott feladójegyzéke, így a lenti kezdő oldallal találkozik, ahol oktató videó is támogatja a rendszer felületének és használatának megismerését.

2.2. Nyitott jegyzékek

Amennyiben már készített nyitott feladójegyzéket, az első képernyőn ezeknek a listáját fogja látni. A nyitott feladójegyzékek 15 munkanap inaktív állapot után, a lezárt feladójegyzékek 400 nap után törlődnek automatikusan az alkalmazásból. Ez idő alatt lehetősége van ezek manuális törlésére is. Amennyiben valamelyik nyitott jegyzéket szerkesztésre nyitja meg, akkor a szoftver ettől az időponttól kezdődően figyeli és állapítja meg a törlés dátumát. Ha a nyitott, vagy zárt jegyzékek manuálisan, vagy automatikusan törlődnek, akkor ez a kezdőoldal újra megjelenik.

Ezen az oldalon látható a Posta felé még be nem küldött, valamennyi nyitott jegyzék, illetve a lezárásra jelölt jegyzékek. Azokat a nyitott jegyzékeket törli a rendszer, amelyeket 15 munkanapon keresztül nem módosított és nem zárt le.
A listában azok a főbb adatok láthatók, amelyeket a jegyzék létrehozásakor megadott. Ilyen adat a jegyzék azonosítója, a jegyzékben található tételek (küldemények) darabszáma, a várható törlés dátuma, valamint szerződéses szerepkörben a megállapodás azonosító.

A rögzítés folytatása mellett lévő nyílra kattintva a következő lehetőségeket ajánlja fel a rendszer: Beállítások és Törlés, valamint Jegyzék letöltése (PDF) és EFJ letöltése (XML) funkciógombokat.
A becsült feladási díj abban az esetben jelenik meg, ha a jegyzék lezárásra jelölt státuszt kapott. Ezt a státuszt a lakat ikon és a Megtekintés gomb is kifejezi.

Funkciógombok:

  • Új feladójegyzék: Kattintásra új feladójegyzék hozható létre.
  • Rögzítés folytatása: Betöltődik a táblázatos rögzítés oldal, ahol a már meglévő adatokhoz új küldeményeket, tételeket lehet felvenni.
  • Megtekintés: Ez a gomb kizárólag a lezárásra jelölt jegyzékek mellett jelenik meg. Kattintás után megtekintheti a jegyzék tételeit és/vagy véglegesen lezárhatja a jegyzéket, illetve szerkesztésre felbonthatja azt.
  • Beállítások: Ez a gomb csak a jegyzék adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. Segítségével a jegyzék alapparamétereit lehet módosítani (pl.: feladói adatok, tértivevény visszaküldési cím, stb.).
  • Küldemény azonosító visszaadás: A kattintására felugró ablakban az adott felhasználón és a kiválasztott megállapodás azonosítón levő küldemény azonosító tartományokat lehet visszaadni a közösbe, így egy másik felhasználó, aki rendelkezik megfelelő megállapodás azonosítóval, a visszaadott tartományokat fel tudja használni.
  • Törlés: Ez a gomb csak a jegyzékek adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. Törlés esetén figyelmeztető ablakban kell megerősíteni a műveletet.
  • Keresés mező: A képernyőn látható összes jegyzékadatban lehet vele keresni.

Rendezés:

  • Rendezés alapja: A lefelé mutató nyílra kattintva legördülő menüből választhatja ki a rendezés kívánt szempontját (pl.: a feladó neve, a jegyzékazonosító, a törlés dátuma stb.).
  • Rendezés iránya: a rendezés szempontjához igazodva növekvő vagy csökkenő sorrendben rendezheti a jegyzékeket.

Kijelölés:

  • Jelölő négyzet: A jegyzékek előtt levő négyzetben pipálással jelölheti ki azokat a jegyzékeket, amelyeken további műveleteket kíván végezni.
  • Összes kijelölése: Minden jegyzéket kijelöl.
  • Kijelölések megfordítása: A nem kijelölt jegyzékek kijelöltté válnak, míg a kijelölt jegyzékeknél eltűnik a kijelölés.
  • Kijelölések megszüntetése: Minden kijelölést megszüntet.
  • Kijelöltek törlése: A kijelölt jegyzékeket törli. A véletlen adatvesztések, törlések elkerülése érdekében a program a végleges törlés előtt felugró ablakban kér megerősítést.
  • Kijelölések összevonása: A kijelölt jegyzékek összevonását csak az alábbi feltételek teljesülése esetén hajtja végre az alkalmazás:
    ▪ ha a jegyzékek azonos megállapodás azonosítóval rendelkeznek;
    ▪ ha az összevonni kívánt tételek száma egy jegyzéken nem éri el az 1001 db-ot;
    ▪ a „Küldemény azonosító nyomtatása borítékra” funkcióban megadott azonos érték esetén;
    ▪ ha a közönséges küldemény rögzítési módja (darabszámos vagy cím szerinti) megegyezik.

Figyelem! Két különböző felhasználó által szerkesztett jegyzék csak abban az esetben vonható össze, ha az egyik felhasználó legalább 10 perce kilépett a posta.hu felületéről.Elektronikus feladójegyzéket (PDF vagy XML formátumban) a nyitott jegyzékek oldalon is letölthet. Az itt elérhető jegyzéket akár e-mailben is beküldheti az efeladas@posta.hu központi e-mail címre, amennyiben a jegyzék zárása az alkalmazásban sikertelelen.

2.3. Lezárt jegyzékek

Ezen a lapfülön jelenik meg a lezárt jegyzékek listája: azok a főbb adatok, amiket a jegyzék létrehozásakor megadott, majd beküldött a postai rendszerbe. Ilyen adat a jegyzék azonosítója, az összes darabszám, a megőrzés dátuma, az IKR azonosítószám és a megállapodás azonosító.

Funkciógombok:

  • Jegyzék megnyitása: Itt tekintheti meg a jegyzék tételeit. Nyitott jegyzéknél lehet nyomtatni Címiratot, Vámáru nyilatkozatot és Kísérőokiratot.
  • Jegyzék letöltése (PDF): Ez a gomb csak a jegyzék adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. A jegyzék letöltését teszi lehetővé papír feladójegyzék (PDF) formátumban. Abban az esetben alkalmazható ez a kinyomtatott PDF papír feladójegyzékként is, amennyiben az elektronikus beküldést valamilyen technikai probléma (pl.: az Internet szolgáltatás hibája) akadályozza.
  • EFJ letöltése (XML): Ez a gomb csak a jegyzék adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. Az elektronikus feladójegyzék XML formátumban tölthető le a segítségével.
  • Törlés: Ez a gomb csak a jegyzék adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. Törlés esetén figyelmeztető ablakban kell jóváhagyni a műveletet.

Rendezés:

  • Rendezés alapja: A lefelé mutató nyílra kattintva legördülő menüből választhatja ki a rendezés kívánt szempontját (pl.: a feladó neve, a jegyzékazonosító, a törlés dátuma stb.).
  • Rendezés iránya: A rendezés szempontjához igazodva növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezheti a jegyzékeket

Kijelölés:

  • Jelölő négyzet: A jegyzékek előtt levő négyzetben pipálással jelölheti ki azokat a jegyzékeket, amelyeken további műveleteket kíván végezni.
  • Jegyzékadatok másolása nyitott jegyzékekbe: Ez a gomb kizárólag egy jegyzék kijelölése esetén jelenik meg. Rákattintva a jegyzék adatait kimásolva lehet új néven nyitott jegyzéket létrehozni
  • Összes kijelölése: Minden jegyzéket kijelöl.
  • Kijelölések megfordítása: A nem kijelölt jegyzékek kijelöltté válnak, míg a kijelölt jegyzékeknél eltűnik a kijelölés.
  • Kijelölések megszüntetése: Minden kijelölést megszüntet
  • Kijelöltek törlése: A kijelölt jegyzékeket törli. A véletlen adatvesztések, törlések elkerülése érdekében a program a végleges törlés előtt felugró ablakban kér megerősítést.

2.4. Riportok

Számlakontroll: Segítségével egy megadott időintervallumon belül kérdezheti le az időszak alatt elektronikus feladójegyzékkel felvett küldemények számlázási adatait alap, valamint többletszolgáltatásra bontva, valamint az időszakhoz tartozó jegyzék azonosítók is az eredmény részét képezik. Az alkalmazás által elkészített riportok eredményeit 3 napig van lehetősége letölteni.

Figyelem! A lekérdezés a választott megállapodás azonosítókra elektronikusan felvett összes adatot tartalmazza az adott időszakban, nem csak az ePostakönyv alkalmazással felvett tételeket.

Képernyő elemei:

  • Megállapodás azonosító: Több megállapodás azonosító is hozzáadható.
  • Időszak kezdete: A riport kezdő dátuma
  • Időszak vége: A riport záró dátuma.
  • Állomány típusa: PDF; XLSX; XLS formátumok közül választhat.

Funkció gombok:

  • Adattörlés: A mezők értékeit visszaállítja a kezdési állapotra
  • Lekérdezés: Elindítja a lekérdezés folyamatát.
  • Eredmények: Átléptet a Számlakontroll képernyőre

Eredmények: Az elkészült riportokat az alkalmazás 3 napig tárolja, ezen időszakon belül azok bármikor letölthetők.
Funkció gombok:
• Letöltés: A lekérdezés során megadott és beállított állomány típusban tölti le a riportot.
• Számlakontroll: Átléptet az Eredmények képernyőre.

2.5. Kézbesítések

A kézbesítési igazolások ezen a felületen érhetők el. Tértivevényes levél, hivatalos irat, illetve Címzett kezébe levél feladása esetén itt tekintheti meg/töltheti le a küldemények kézbesítése vagy visszaküldése után rendelkezésre álló elektronikus kézbesítési igazolásokat.

Funkciógombok:

A Kézbesítési igazolások ePostakönyv szoftveren keresztül kizárólag abban az esetben tölthetők le, amennyiben az elektronikus feladójegyzék előállítása során a küldemények adatainak rögzítésekor az EFJ-ben a tértivevény visszaküldési módnál (mező neve: TV visszaküldési mód) az Epostakönyvet választotta!

Az igazolások lekérdezésére a feladást követő 400 napig van lehetősége. Az igazolások egyenként tölthetők le a felületről.
Keresés menete: a megállapodás azonosító és a dátum kiválasztása kötelező. A következő keresési lehetőségek állnak rendelkezésre:
• címzett neve
• küldemény azonosító
• jegyzék azonosító (a jegyzék IKR száma pl.: IKR_123456)
A keresés eredménye táblázatban jelenik meg, végén a Letöltés gombbal. Az igazolások innen a későbbiekben is letölthetők.

2.6. Állandó képernyőelemek

Képernyő felső sora:

  • Súgó: A felületen használt kifejezések magyarázatát, illetve a folyamatok rövid leírását ismerteti. A Súgóban oktató videó is elérhető, amelyen a jegyzék-készítés folyamatát követheti végig.
  • Felhasználónév és szerepkör: A Fejlécben mindig a bejelentkezett Felhasználó neve és kiválasztott Szerepköre (jogi személyiség, amely nevében eljár) látható. Magánszemély esetén nem jelenik meg adat.
  • X gomb: A gomb megnyomásával a teljes alkalmazás bezárul. Erre kattintva figyelmeztető üzenet ugrik fel. Bezárás előtt mindig mentse a nyitott jegyzéket!

Funkciógombok:

  • Nyitott jegyzékek: Ezen a lapfülön látható a nyitott jegyzékek listaszerű nézete. Nyitott jegyzék alatt azokat a megkezdett jegyzékeket értjük, amelyek szerkesztése már elkezdődött, de még nem lettek lezárva. A szerkesztés 15 munkanapig folytatható. Utána a rendszer a le nem zárt jegyzékeket automatikusan törli.
  • Lezárt jegyzékek: Ezen a lapfülön látható a lezárt jegyzékek listaszerű nézete. Lezárt jegyzék alatt azokat a jegyzékeket értjük, amelyeknek a szerkesztése már befejeződött és beküldésre kerültek a postai rendszerbe.
  • Riportok: Számlakontroll riportot lehet készíteni ezen a lapfülön és az elkészült riportok eredményeit is le lehet tölteni.
  • Kézbesítések: A kézbesítési igazolások ezen a felületen is elérhetők, amennyiben visszaadási csatornaként a posta.hu-t (azaz az ePostakönyv alkalmazást) jelölte meg a beküldött EFJ tértivevény visszaküldési mód mezőjében, továbbá az érintett küldemények sikeres vagy sikertelen kézbesítése megtörtént.
  • Új feladójegyzék: Erre a gombra kattintva jelenik meg az új jegyzék alapadatainak beviteli felülete.

3. Jegyzék alapadatainak rögzítése, módosítása

Új jegyzék létrehozását az alapadatok rögzítésével kell kezdeni. Ezek azok az adatok, amelyek a teljes jegyzékre vonatkoznak. A képernyő alján az alábbi funkciógombok találhatók:

  • Adattörlés: Minden adatot töröl és a folyamat újrakezdhető.
  • Mégse: Mentés nélkül léptet vissza az aktuális kezdőoldalra.
  • Mentés és kilépés: Elmenti a képernyő adatait, majd a nyitott jegyzékek képernyőt tölti be.
  • Tovább: Betöltődik a táblázatos rögzítés oldal, ahol a feladójegyzék tételeit lehet rögzíteni.

3.1. Jegyzék alapadatai (fejléc rész)

Jegyzék neve: Szabadon elnevezheti a jegyzéket. Ez a mező nem kötelezően töltendő, a felhasználót segíti a jegyzékek megkülönböztetésében.

Megállapodás azonosító: Egy ügyfélhez egy- vagy több megállapodás azonosító is tartozhat. Több megállapodás azonosító esetében legördülő menüből választhatja ki, melyik megállapodáshoz kívánja a jegyzéket rögzíteni. Kiválasztás után az azonosítóhoz tartozó feladói adatok automatikusan kitöltődnek, a rendszer pedig felugró ablakban küld figyelmeztetést, hogy azok helyességét ellenőrizni szükséges.

Több felhasználó is beléphet ugyanahhoz a megállapodás azonosítóhoz a programban, de csak abba a jegyzékbe, amely az adott pillanatban nincs használatban. Ha a módosításra kijelölt jegyzékben éppen egy másik felhasználó dolgozik, akkor figyelmeztető üzenettel jelzi a rendszer, hogy a módosítás nem hajtható végre. Ebben az esetben figyelnie kell, hogy a jegyzék kinél van nyitva.

Több nyitott jegyzék összemásolása (egy feladójegyzékbe történő összevonása): A „Nyitott jegyzékek” képernyőn a jegyzékek kijelölésével és a „Kijelölések összevonása” gomb megnyomásával lehetséges.

Feladás helye: A megállapodáshoz kapcsolt feladási helyet automatikusan kitölti a rendszer, amelyet javasolt leellenőrizni.

Küldemény azonosító nyomtatása borítékra: Legördülő menüből választhatja ki, hogy könyvelt küldemények esetén a küldemény azonosítót az alkalmazás segítségével nyomtatja-e borítékra.

3.2. Feladó adatai – alapértelmezett cím (bal oldal)

Feladó adatai – alapértelmezett cím: A megállapodás azonosító kiválasztása után a feladói adatok automatikusan kitöltődnek.

Adatok módosítása: A módosítás az „Adatok módosítása” feliratra kattintva végezhető el. Kötelező annak az e-mail címnek a megadása, amelyre a beérkezésről és a küldemény felvételről visszavárja az értesítést. Módosítás nézetben az alapértelmezett jelölőnégyzet kiválasztásával meghatározhatja, hogy ezt a címet alapértelmezetten kívánja-e használni – ez esetben minden jegyzékére vonatkozik – vagy csupán erre az egy adott jegyzékre vonatkozóan kívánja alkalmazni. Az itt megadott adatok fognak megjelenni a nyomtatás során feladó adatként. Fontos, hogy csak akkor történik mentés, ha a Feladó adatai mellett megjelenő Módosítás mentése gombra kattint. Mégse gombra kattintva nem történik mentés és kilép az adatmódosításból.

A módosított adatok csak az ePostakönyv program adatbázisában tárolódnak le, más postai IT rendszerben nem. Tehát pl.: a számlázási címek ebben a programban nem módosíthatók. Amennyiben ilyen igény merül fel, azt a postai kapcsolattartónak szükséges jeleznie.
A feladói adatok felvitelekor csak a csillaggal jelölt (kötelező) mezőket kell kitöltenie, attól függően, hogy postafiókot, vagy közelebbi címet (közterület neve, típusa, házszám, stb.) ad meg. A többi mező (jelen esetben a postafiók) inaktívvá válik, szürke hátteret kap.

Fontos, hogy megfelelő e-mail cím legyen beállítva, hiszen erre a megadott címre fog érkezni a „Központi értesítés”-től a visszaigazolás a feladójegyzék befogadásról, a felvétel elismeréséről, a jegyzékzárás hibáiról, valamint a beküldött állományok hibáiról is. Erre a címre fog visszaérkezni a kézbesítési igazolás is, amennyiben az e-mailes visszaadási csatornát választotta és ennek megfelelően adta meg a tértivevény visszaküldési módnál a beküldött EFJ-ben az erre a csatornára vonatkozó értéket.

3.3. Eltérő tértivevény visszaküldési cím

3.3.1. belföldi küldemények Papíralapú tértivevény nyomtatvány használata, valamint amennyiben papíralapú kézbesítési igazolást kér a hivatalos irat esetén:

Amennyiben a tértivevény nyomtatvány visszaküldéséhez a feladói adatoktól eltérő címet kíván megadni, azt ebben a blokkban teheti meg az „Igen” gomb kiválasztása után. Az eltérő címadatok felvitelekor csak a csillaggal jelölt (kötelező) mezőket kell kitöltenie, attól függően, hogy postafiókot, vagy közelebbi címet (közterület neve, típusa, házszám, stb.) ad meg. A többi mező inaktívvá válik, szürke hátteret kap. Ebben az esetben a tértivevény visszaküldési módnál a „csatolt tv lap visszaforgatás” értéket kell választani. Hivatalos irat feladása esetén (amennyiben papíralapú kézbesítési igazolást kér), a „papír kézbesítési igazolást” kell választani.

3.3.2. Elektronikus kézbesítési igazolás esetén:

Az itt megadott címzetti adatok fognak megjelenni a kézbesítési igazolás előoldalán. Ennek hiányában a feladói adatok kerülnek a kézbesítési igazolás előoldalára.

3.4 Bevizsgálási jegyzőkönyv engedélyszáma

Amennyiben gépi feldolgozásra alkalmas küldeményt kíván feladni, ehhez az országos Logisztikai Központ (OLK) bevizsgáló laborjának jegyzőkönyvi engedélye szükséges. Az engedélyszám rögzítése csak gépi feldolgozás többletszolgáltatás választása esetén kötelező. A bal oldali mezőbe 1-6 számjegy írható be, míg a jobb oldali mezőben egy legördülő menüből csak évet kell választani a jegyzőkönyv engedélyszáma alapján. Az „OK” gomb megnyomásával az alkalmazás menti az adatot. Maximálisan 10 engedélyszám adható meg. Ha a jegyzék készítésekor megadja a bevizsgálási jegyzőkönyv számot, akkor a küldemény tételek rögzítésénél már elegendő kiválasztani az adott küldeményhez.

3.5 Bérmentesítő gép állás adatok

Ez a mező csak akkor jelenik meg, ha a megállapodás azonosító bérmentesítő gépes. A kezdőérték megadása a jegyzék létrehozásánál kötelező, de az értéke a jegyzék lezárásakor módosítható. A záró állás a jegyzék létrehozásánál opcionálisan adható meg, de a jegyzék zárásra jelölésénél kötelező megadni.

3.6. Azonosított levél rögzítési módja

Ebben a blokkban azt állíthatja be, hogy a következő képernyőn, a Tovább gomb megnyomása után, szeretne-e Azonosított közönséges küldeményeket feladni.

• Amennyiben nem kíván Azonosított levelet feladni: ebben az esetben közönséges küldemény rögzítésénél csak darabszámos tétel adható meg, ami azt jelenti, hogy csak az ország neve, a darabszám, az alap és többletszolgáltatás rögzíthető.
• Amennyiben Azonosított levelet kíván feladni: A Postai Szolgáltatások Általános Szerződési Feltételek dokumentumban meghatározott szerint van lehetősége Azonosított levél feladására. Az Azonosított levéltermékek feladásának feltétele a küldeményazonosító borítékra nyomtatása, vagy egy korábban kinyomtatott boríték felhasználása.

Kizárólag „Igen” opció választása esetén tudja igénybe venni Azonosított levél vagy Azonosított címzett reklámküldemény szolgáltatásunkat.

4. Küldemény tételek listája, új tétel rögzítése

Ezen a képernyőn láthatja az adott feladójegyzékbe korábban felvitt küldeménytételeket, illetve további, új tételeket is rögzíthet, típusonként megadva a részletes adatokat.
Minden egyes küldeményről megjelennek a legfőbb adatok: a küldemény sorszáma, a típusa, a címzettje, a címe, az azonosítója, a jellemzői, a többletszolgáltatásai, a lista-ára.
A fejléc alatt láthatja küldemény típusonként a fel nem használt küldeményazonosító tartományokat.

Az alábbi öt típusú küldemény azonosítóból lehet választani:
• RL – Belföldi könyvelt (pl.: Ajánlott levél, Tértivevényes levél, Hivatalos irat, Fizetést Követő Kézbesítéses Levél, Címzett kezébe levél)
• RR – Nemzetközi könyvelt (pl.: Nemzetközi ajánlott levél)
• EL – Belföldi értéknyilvánítás
• VV – Nemzetközi értéknyilvánítás
• KA – Azonosított levél

Küldemény azonosító osztás típusai:

• Nyomdai (tekercses) azonosító igénylés (küldemény azonosító nyomtatása „NEM” érték) esetén: az igényelt tartományt személyesen, a postahelyen veheti át. Az azonosítók postai átvétele után és a programban történő felhasználóhoz való hozzárendelésüket követően jelennek meg a felhasználható azonosítók a tárban. Ebben a rögzítési módban az azonosított levél KA-s azonosítóját a központi rendszer nem osztja ki felhasználásra, ezekkel a KA-s azonosítókkal már rendelkeznie kell (pl.: korábban kinyomtatott boríték vagy etikett).

• Intervallumos (nyomtatható) azonosító igénylés (küldemény azonosító nyomtatása „IGEN” érték) esetén: az azonosító tartományt a programból közvetlenül is megigényelheti. Az igényelt azonosító intervallumot a rendszer osztja ki, így azonnal meg is jelenteti a tárban. Ebben rögzítési módban van lehetősége azonosított levél igénybevétele esetén a központi rendszer által kiosztott KA-s azonosítók igénylésére, illetve a saját, korábban borítékra vagy etikettre nyomtatott azonosítók használatára.

A képernyőn listázott küldemények a lapfülekre kattintva csoportosíthatók aszerint, hogy hogyan kívánja azokat látni: összes küldemény, vagy belföldi/nemzetközi, könyvelt/közönséges típus szerint leszűrve.
Lehetőség van a lista tételei között bármelyik jellemzőre szabad szöveges mezőben keresést végezni, a „Keresés a tételek között” elnevezésű mezőben.
A lista tételeit két módon tudja kijelölni. Használhatja a keresés mező előtt található általános jelölőnégyzetet, amellyel az összes tételt kijelölheti, a kijelölés megfordítható, megszüntethető, továbbá a küldemények típus és többletszolgáltatás szerint is kijelölhetők.

A küldemények sorai kijelölő négyzettel kezdődnek, amelynek segítségével egy vagy több tételt jelölhet ki további műveletek elvégzésére.
A kijelölt tételeken elvégezhető műveletek:
• kijelöltek duplikálása
• tétel módosítása (egyesével és csoportosan is lehetséges)
• címirat nyomtatása
• kísérőokirat (pl.: tértivevény) nyomtatása
• kijelöltek törlése
• vámáru nyilatkozat nyomtatása

4.1. Címtár

Egy küldeménytétel címzetti adatainak rögzítése után, a megadott címzett adatai bekerülnek a címtárba. A rendszer a lezárt jegyzékekből, az utolsó használatot követő 400 napig tárolja az adatokat. Amikor a címzett mezőbe elkezdi begépelni a címtárban már szereplő címzett nevét, a rendszer 3 karakter begépelése után felkínálja a címtárban lévő lehetőségeket.

4.2. Címzéstámogatás

A címzéstámogatási folyamat belföldi és nemzetközi címek esetében eltér. A belföldi címzést beépített adatbázis segíti és a folyamat az irányítószám megadásával kezdődik. Az irányítószám megadása után a rendszer felkínálja a hozzá tartozó települések listáját, majd azt kiválasztva az adott településen elérhető közterület nevekből választhat. A közterület kiválasztása után a közterület típusa automatikusan kitöltésre kerül. Az elérhető házszámok a már kiválasztott település és közterület alapján kerülnek szűrésre. Kiegészítő információként kérjük megadni az épület, lépcsőház, emelet, ajtó adatokat is.

Postafiókos cím rögzítése esetén: az irányítószám és település kitöltése után a Postafiók mezőben adhatja meg a kívánt postafiók számot. Amennyiben ez megtörtént, úgy a többi címadat mező (a közterület, a közterület típusa, a házszám és az emelet/ajtó) inaktívvá válik.

Helyrajzi számos címzés: a helyrajzi számot a Házszám mezőbe kell rögzíteni Hrsz.: kezdéssel és utána lehet a többi részt (számot) begépelni.

Kiemelt irányítószámra címzés: csak az irányítószámot és a települést kell megadnia, mást nem (pl.: Magyar Rádió, 1800 Budapest).

4.3. Küldemény azonosító igénylése

A küldeményazonosító igénylési ablakot abban az esetben hozza fel a rendszer, amennyiben belépéskor nincsenek küldeményazonosítók rögzítve a felhasználóhoz, és könyvelt küldeményt rögzítene, vagy abban az esetben, ha menet közben fogy el az azonosító a könyvelt küldemény rögzítésénél.

Könyvelt küldemény rögzítésénél

• Küldemény azonosító nyomtatása borítékra: „Igen” gomb kiválasztása esetén, ha nincs szabad küldemény azonosítója vagy nincs tartománya egy könyvelt küldemény rögzítéséhez, akkor a rendszer felkéri, hogy igényeljen új tartományt. A figyelmeztető üzenet elfogadása után megnyílik az igénylő ablak, ahol a bal oldali oszlopban egy statisztika látszik, hogy az elmúlt hónapban adott tartományból hány darab lett felhasználva. A jobb oldali oszlopba pedig be lehet írni, hogy egyes fajtából hány darabot szeretne igényelni. A rendszer nem enged a maximális darabszámnál többet beírni. Sikeres igénylés esetén a tartomány azonnal felhasználhatóvá válik.

• Küldemény azonosító nyomtatása borítékra: „Nem” gomb kiválasztása esetén, ha nincs szabad küldemény azonosítója vagy nincs tartománya egy könyvelt küldemény rögzítéséhez, akkor a rendszer felkéri, hogy igényeljen új tartományt. A figyelmeztető üzenet elfogadása után megnyílik az igénylő ablak, ahol a bal oldali oszlopban egy statisztika látszik, hogy az elmúlt hónapban adott tartományból hány darab lett felhasználva. A jobb oldali oszlopba pedig be lehet írni, hogy egyes fajtából hány darabot szeretne igényelni. A lenyíló oszlopban pedig a megállapodás kódhoz tartozó feladási helyet lehet kiválasztani. A rendszer nem enged a maximális darabszámnál többet beírni.
Sikeres igénylés esetén a felvevő postára kell befáradnia az azonosítók átvétele miatt. Amíg ezt nem teszi meg, nem tud könyvelt küldeményt rögzíteni. Ha az Ön feladási helyén van időpontfoglalási lehetőség, a program ehhez egy felugró ablakban lehetőséget biztosít.

4.4. Küldemény azonosító felvétele

Ha a jegyzék küldemény azonosító nyomtatása „Nem” értéket tartalmazott, akkor a küldemény azonosító igénylése vagy nyitott jegyzékek küldemény azonosító visszaadása után a kapott tartományt magához kell rendelnie, amit a táblázatos rögzítés „Új küldemény azonosító tartomány felvitele” linkre kattintva tud megtenni.

A felugró ablakban alul látható a felhasználható tartomány. A küldemény azonosító kezdő és végsorszám megadásakor ne használjon betűjelzést, vagyis az azonosítón található első két betűt nem kell megadnia. A sor végén található mentés gombbal lehet egy tartományt felvenni. Egyszerre csak egy típusú küldemény azonosító tartomány rögzíthető. Amennyiben nem szeretné az összes küldemény azonosítót magára vennie, esetleg meg szeretné osztani a tartományt másik felhasználóval, kérjük, használja a CDV számoló kalkulátort, ami segítséget nyújt az utolsó felhasználandó azonosító szám megadásában az alábbiak szerint.

A honlapunkon elérhető belföldi CDV számoló segítségével - a küldemény azonosítók felhasználni tervezett mennyiségének megadása után - a küldemény azonosító utolsó azonosítója könnyen megtudható.

A belföldi CDV számoló Excel táblázatban a küldemény azonosító számot az alábbi elvek szerint és cellákban megbontva kell megadnia ehhez:
- betűjelzést nem kell rögzítenie
- B4 cella: a tartományazonosító első négy számjegyét kell feltüntetni
- C4 cella: a tartományazonosító első négy számjegyét követő kilenc számjegyet szükséges rögzíteni
- D4 cella: azonosító utolsó számjegyét szükséges megadni
- E4 cella: a felhasználni tervezett mennyiséget kell rögzíteni
Ezt követően a CDV számoló a H4 és I4 cellában jeleníti meg a WEBEFJ-ben rögzítendő küldemény azonosító számok első és utolsó azonosító számait.

4.5. Új tétel rögzítése

Új küldemény tételt az aktuálisan megnyitott jegyzékbe három módszerrel rögzíthet:
• űrlap kitöltésével
• táblázatba való felvitellel
• címzett adatok feltöltésével.

4.5.1. Rögzítés űrlapon

Amennyiben egy új tétel felvételét egyenként, űrlap kitöltésével kívánja elvégezni, ezt az „Új tétel” gomb megnyomásával teheti meg. A gomb megnyomása után, az alábbi kép jelenik meg, amelynek felső részében kell kiválasztania a küldemény típusát. Ettől függően különböző adatok megadása lesz kötelező.

• A könyvelt tételekénél (belföldi és nemzetközi) a Többletszolgáltatásoknál az Ajánlott szolgáltatás automatikusan bejelölésre kerül.
Alapszolgáltatás: lenyíló listából választható.
• A méret és a súly kiválaszthatósága a küldeménytípustól függ.

Tértivevény visszaküldési módok

Belföldi tértivevény esetén a következő tértivevény visszaküldési módok közül tud választani:

• ePostakönyv – a program az alkalmazás Kézbesítési fülén és a lezárt jegyzék tételei után, az utolsó mezőben teszi lehetővé a letöltést.
• e-mail – a feladójegyzékben megadott e-mail címre linket küldünk, melyen 2 évig tároljuk a letölthető kézbesítési igazolásokat.
• FTP szerver – kizárólag FTP hozzáféréssel rendelkező szerződéses ügyfelek számára választható, akiknek van kiépített szerverkapcsolata a postával. A kézbesítési igazolásokat a szerveren létrehozott mappában érik el.
• Hivatali Kapu – amennyiben a posta rendszerében regisztrálta Hivatali Kapu-KRID azonosítóját, akkor alapértelmezetten oda helyezzük az elektronikus kézbesítési igazolásokat. Ezen kívül az alkalmazás lehetőséget ad eltérő KRID azonosítóra történő kiküldésre is, ilyen esetben küldeményenként a KRID mező kitöltésével tudja erre vonatkozó igényét jelezni.
• csatolt tv lap visszaforgatás – belföldi tértivevény esetén a küldeményhez csatolt papíralapú tértivevény lap használatakor választandó.

Hivatalos irat esetén a következő tértivevény visszaküldési módok közül tud választani:

• ePostakönyv – a program az alkalmazás Kézbesítési fülén és a lezárt jegyzék tételei után, az utolsó mezőben teszi lehetővé a letöltést.
• e-mail – a feladójegyzékben megadott e-mail címre linket küldünk, melyen 2 évig tároljuk a letölthető kézbesítési igazolásokat
• FTP szerver – kizárólag FTP hozzáféréssel rendelkező szerződéses ügyfelek számára választható, akiknek van kiépített szerverkapcsolata a postával. A kézbesítési igazolásokat a szerveren létrehozott mappában érik el.
• Hivatali Kapu – Amennyiben a posta rendszerében regisztrálta Hivatali Kapu – KRID azonosítóját, akkor alapértelmezetten oda helyezzük az elektronikus kézbesítési igazolásokat. Ezen kívül az alkalmazás lehetőséget ad eltérő KRID azonosítóra történő kiküldésre is, ilyen esetben küldeményenként a KRID mező kitöltésével tudja erre vonatkozó igényét jelezni.
• Papír kézbesítési igazolás – lehetőség van papír alapon kérni a kézbesítés igazolást, ezt a postai rendszerekből nyomtatjuk ki, majd a tértivevény visszaküldési címre (alapértelmezetten a feladó címe, ettől eltérő címet a programon belül meg lehet adni) kézbesítjük.

Újdonságként jelenik meg tértivevény saját azonosító mező, ami 50 karakterig tölthető és tartalma megjelenik a kézbesítési igazoláson.

Többletszolgáltatások: jelölőnégyzet segítségével választhatók ki. A kiválasztott küldeménytípusnak megfelelően a többletszolgáltatások panelben csak az igénybe vehető többletszolgáltatások aktívak, a többi többletszolgáltatás inaktívvá válik.

Értéknyilvánítás többletszolgáltatás választása esetén az Értéknyilvánítás összege mező aktívvá válik, kitöltése kötelező (1,- Ft-tól – 9.999.999,- Ft-ig lehet megadni).

Egyéb kötelező feltételek, melyeket automatikusan kezel a program:
Hivatalos irat választása esetén a Tértivevény többletszolgáltatás automatikusan bejelölésre kerül.
Címzett kezébe levél választása esetén
 a tértivevény és
 a saját kézbe többletszolgáltatások automatikusan bejelölésre kerülnek.

Miután minden kötelező és opcionális adatot kitöltött, az alábbi négy eltérő funkciógomb megnyomásával mentheti el a tételt, ha a rögzített tételek száma nem éri el az 1000 db-ot. Ha meghaladta, abban az esetben a Mentés gomb inaktív.

Mentés és bezárás: az űrlapban felvitt tétel mentésre kerül, a képernyő bezárul, visszatérünk a tételek listanézetéhez.
Új tétel és mentés: nem zárja be az űrlapot, csupán menti a tételt és törli a beviteli mezőkből az adatokat.
Új tétel és mentés (küldeményadatok megtartása): Nem zárja be az űrlapot, csupán menti a tételt és a küldeményadatokat megtartja az új tételben is. Lehetővé teszi, hogy egy címzettnek több (féle) levelet küldjön.
Új tétel és mentés (címzett adatok megtartása): Nem zárja be az űrlapot, csupán menti a tételt és a címzett adatait megtartja az új tételben is. Lehetővé teszi, hogy egyféle küldemény típushoz több címzettet rendeljen hozzá. Használatakor a küldemény típusa nem változik (ajánlott levél esetében a küldemény azonosító eggyel növekszik).

Az Adattörlés felirat megnyomásakor azonnal törlődik minden adat az összes beviteli mezőből.

4.5.2. Rögzítés táblázatban

Táblázatos rögzítés esetén az alap- és többletszolgáltatások legördülő panelek segítségével érhetők el. Az alapszolgáltatások kötelezően kitöltendő mezők, míg a többletszolgáltatások választása opcionális.
Ha a rögzített tételek száma eléri az 1000 db-ot, akkor a rögzítő sáv eltűnik, ebben a jegyzékben további küldemények felvitelére nincs lehetőség.

Jegyzékrögzítés folyamata:
1. A „+” gombra kattintva elkezdődik a folyamat, ami végig viszi a felhasználót mindegyik mezőn egyesével.
2. A mezők tartalmát kitöltve az „Enter” vagy a „Mentés” gombbal jóváhagyva léphet a következő mezőre.
3. Többletszolgáltatások esetében nem kötelező a tartalom kitöltése, üresen is lehet hagyni, de ugyanúgy a „Mentés" gombbal lehet tovább lépni.
4. A „Mégse” gomb bezárja a panel ablakot.
5. A végén a floppy ikon (Mentés) menti el a sort, mellette található az "X", ami törli a tartalmat.

Küldemény típus: Az Összes küldemény fülön lenyíló listából választható: Könyvelt/Közönséges. A többi fülön értelemszerűen töltődik, nem módosítható.

4.5.3. Címzett adatok feltöltése

Amennyiben tömegesen szeretne címzett adatokat a rendszerbe betölteni, lehetőség van külső adatállomány importálására. A „Címzett adatok feltöltése” gomb megnyomása után az alábbi ablak ugrik fel és ezt követően tallózással választhatja ki az importálandó fájlt a számítógépéről.

A rendszer négyféle formátum használatát teszi lehetővé:
• .xls
• .xlsx
• .csv
• .xml

A felugró ablakban a „Letölthető jegyzékminta” feliratra kattintva minta-fájlokat tölthet le. A címzetti adatok feltöltéséhez csak a megadott minta-fájloknak megfelelő állományok használhatóak. Az egyes mezők (oszlopok) nevei és a sorrendjük nem változhat. Az értékkel nem rendelkező mezőknek is szerepelniük kell az állományban, azok nem elhagyhatók.
A címlista betöltése után a rendszer ellenőrzi a címadatokat és kijelzi azokat, amelyek nem szerepelnek a Magyar Posta címadatbázisában.

A címek javításához kattintson bele a kijelölt, javítani kívánt címekbe, törölje a címadatokat és a címzéstámogatás segítségével kezdje el felvinni a megfelelő címet. A javítás nem kötelező, a Tovább gombbal át lehet lépni a címjavítást.

4.5.4. Címekhez történő küldemény hozzárendelése

Címadatok betöltése után a tételek kijelölésével (minimum két küldeményadat nélküli tétel kijelölésével jelenik meg a funkciógomb) elérhetővé válik a „Csoportos küldeményadat beállítása” funkció, amivel a kijelölt címekhez beállítható egy küldeménytípus, amely azonos lesz minden kijelölt tétel esetén. Nemzetközi küldemény igénybevételekor csak azonos országba szóló levelezés esetén használható.

4.5.5. Vámadatok

Ha Nemzetközi küldeményt rögzít Európán kívüli országba, akkor kötelezően meg kell adnia vámadatot. Ez azt jelenti, hogy a többletszolgáltatások alatt kötelezően ki kell töltenie a Vámérték (mely lehet 0 Ft is, de megadása kötelező), Valutanem, Küldemény fajta mezőket. A többi mező töltése opcionális, utána a Vámadatok gombra megnyíló felugró ablakban kell egy tételt rögzítenie. Itt csak a vámtarifa kód mező kitöltése nem kötelező.

Funkciógombok:
Piros X: Adott tétel törlése
Kék floppy: Tétel mentése
Mentés: Vámadatok mentése, törlés esetén is a mentés gombra rá kell menni.
Vissza: Mentés nélküli visszalépés
Összes elem törlése: Összes felvett tétel törlése

4.5.6. Dokumentumok

Vámadatok mellett opcionálisan Dokumentumokat is meg lehet adni. A vámadatokban leírtak szerint lesz aktív a „Dokumentum” gomb. A gombra megnyílik a Dokumentumok nevezetű felugró ablak, ahol a Dokumentum azonosítószámát és nevét kell kötelezően megadni.

Funkciógombok:
Piros X: Adott tétel törlése
Kék floppy: Tétel mentése
Mentés: Dokumentumok mentése, törlés esetén is a mentés gombra rá kell menni.
Vissza: Mentés nélküli visszalépés
Összes elem törlése: Összes felvett tétel törlése

5. Nyomtatás

A rendszerben rögzített egy- vagy több küldeménytétel kijelölése után lehetősége van ezen tételekhez címiratot, kísérőokiratot vagy vámáru nyilatkozatot nyomtatni. Ehhez a rendszer PDF kiterjesztésű fájlt generál, amelynek elrendezése megfelel a kívánt nyomtatási módnak.
Hivatalos irat esetén 2020. július 1-től megszűnik a papíralapú tértivevény nyomtatás lehetősége!

Boríték nyomtatás:
boríték méretének kiválasztása: postai szabványboríték, francia és közepes méretű borítékok nyomtatása támogatott, alapértelmezettként kijelölt a szabványboríték;
borítékra nyomtatandó adatok választása: jelölő négyzetbe kattintással, több adat is kiválasztható (címzetti, feladói adatok, díj hitelezve felirat és a többletszolgáltatások megnevezése nyomtatható ki).

Etikettre kizárólag a címzést lehet kinyomtatni, más egyéb adatot (feladó, bérmentesítés jelzése, többletszolgáltatások megnevezése) nem.

Kísérőokiratnál csak belföldi, nemzetközi tértivevényes levélhez lehetséges tértivevény nyomtatása az alábbi paraméterek alapján:

Kísérőokirat típusa:
• Belföldi tértivevény (egyedi vágott)
• Tömeges nyomtatású tértivevény – belföldi (4 db 1 oldalon)
• Nemzetközi tértivevény (egyedi vágott)

Az ePostakönyv alkalmazás által generált PDF dokumentum kinyomtatásakor a nyomtató beállításait is érdemes előzetesen elvégezni, mivel a kísérőokiratok egyedi lapmérettel rendelkeznek.

A nyomtatások megfelelő minősége érdekében egyedi nyomtatási méreteket kell beállítani, az alábbiak szerint:

A nyomtató ikonjára az egér jobb gombjával kattintva a nyomtatás beállításokat kell választani.
A papír/minőség fület választva adhatunk meg egyedi lapméretet.
Itt adhatja meg a megfelelő méretet.

A tértivevény nyomtatásához az alábbi méreteket adjuk meg:
• Belföldi tértivevény lap:160 mm * 105 mm
• Belföldi tértivevény lap, íves, 4 db egy íven: 322 mm * 212 mm
• Nemzetközi tértivevény lap: 152 mm * 107 mm

Vámáru nyilatkozat nyomtatást csak vámárus tételnél lehet használni. Vámáru nyilatkozat nyomtatásánál az alábbi opciók érhetőek el:
• Eredeti nyomtatvány
• A/4 üres lapra
• Etikett

Ha a kijelölt tételek közül egyik elér egy bizonyos vámértéket, akkor a nyomtatvány típusa CN23-as lesz. Ebben az esetben a felhasználó Aláírás képet is megadhat a nyomtatványhoz.

6. Jegyzékek lezárása

A jegyzék létrehozása után a jegyzék státusza „nyitott”. Ha úgy ítéli meg, hogy befejezte a munkát, akkor „lezárásra jelölt” státuszba teheti a jegyzéket. Ilyenkor a becsült feladási díjat is feltünteti az alkalmazás. A díjak tájékoztató jellegűek. Könnyen áttekintheti a jegyzékének tételeit is és dönthet úgy, hogy folytatja a rögzítést, esetleg módosít egy-egy tétel jellemzőin, vagy lezárja azt.

Amennyiben a lezárást választja, úgy a jegyzéket beküldi a Posta részére. Ebben az esetben később már nem tud változtatni a jegyzék tételein. Ha a jegyzék beküldés sikeres, ennek megtörténtéről visszagazolást kap a feladó adatoknál megadott e-mail címre.

Amennyiben az egyik lezárásra jelölt jegyzéknél a megtekintésre kattintott, úgy megjelenik a jegyzékhez tartozó táblázat, amiben a jegyzékhez tartozó elemeket látja, illetve lehetősége van a kiválasztott lezárásra jelölt jegyzék nyomtatására is.

Funkciógombok:
Mégse: Kattintásra visszaugrik a nyitott jegyzékekhez.
További szerkesztés: Megnyitja a jegyzéket és lehetővé teszi a szerkesztését.
Végleges lezárás: Végleg lezárja a jegyzéket, további szerkesztés már nem lehetséges rajta.

A végleges lezárás gombra kattintás után a Lezárt jegyzékek képernyőre (3.3) léptet vissza a program, ahol lehetősége van megtekinteni a lezárt jegyzéke(ke)t.
Egy tétel kijelölése után a „Jegyzékadatok másolása nyitott jegyzékbe” gomb megnyomásával lehetősége van új nyitott jegyzéket létrehozni a már lezárt jegyzék adataival.

Lezárt jegyzék jobb oldalán lévő gombra kattintással három lehetőséget kínál fel a rendszer:
• Jegyzék letöltése PDF formátumba
• EFJ letöltése XML formátumba
• Törlés

Jegyzék PDF formában történő nyomtatása során a könyvelt küldeményeknél saját azonosítóként feltüntetett adatok minden tételnél megjelennek.
A lezárt és felvételre beküldött jegyzékekről automatikus tájékoztató levelet küld a rendszer a központilag beállított postafiókra, amennyiben a feladói adatokban ez nem került megadásra. Amennyiben a postai felvételkor az EFJ adatállományban módosítás történik, az az ePostakönyv alkalmazásban lezárt jegyzékben utólag nem jelenik meg. A lezárt jegyzék küldeménykeresés, tudakozódás elindítására nem alkalmas.
Amennyiben a végleges lezárás gombra kattintva nem sikerült a jegyzéket lezárnia (hibaüzenetet kap a felületen, vagy e-mailen keresztül), úgy ennek javításáig a jegyzék nem zárható!

6.1. Lezárt jegyzék tételeinek megtekintése

Lezárt jegyzék esetében a postai feladáshoz szükséges IKR azonosító is megjelenik. Ennek az azonosítónak és a megállapodás azonosítónak a megadásával a postai ügyintézőnél betöltésre kerül a teljes feladójegyzék tartalma.

Amennyiben az egyik lezárt jegyzéken a Jegyzék megnyitására kattintott, úgy megjelenik a jegyzékben rögzített tételek listája, a küldemény sorszáma, a típusa, a címzettje, a címe, az azonosítója, a jellemzői, a többletszolgáltatásai, a lista-ára.

Jegyzék PDF formában történő nyomtatása során a könyvelt küldeményeknél saját azonosítóként feltüntetett adatok minden tételnél megjelennek.
Ezen a képernyőn csak keresésre és nyomtatásra van lehetőség, a küldemény adatok módosítására nincsen.

A kézbesítési igazolás letölthető a jegyzék tételei közül is, amennyiben visszaadási csatornaként a posta.hu (azaz az ePostakönyv alkalmazás) került megadásra, illetve a küldemények sikeres vagy sikertelen kézbesítése megtörtént.

A jegyzékben megadott (Feladó adatoknál beállított) e-mail címre értesítést küldünk Önnek az alábbiakról:

- feladójegyzék beérkezése a postai rendszerbe. Ebben a levélben egy úgy nevezett IKR azonosítót is küldünk Önnek. Fontos, hogy amikor a leveleit beviszi a postára, ez az IKR-azonosító és az Ön megállapodásazonosítója is rendelkezésére álljon, ugyanis ennek ismeretében tudja kollegánk kikeresni a levéladatait a rendszerünkben. Az IKR azonosítót a Lezárt jegyzékek fülön is megtalálja.
- esetleges hibákról (duplán megadott azonosító),
- a felvétel sikerességéről, csatolmányként a felvett. xml formátumú jegyzéket,
- a feladójegyzék esetleges hibás beküldéséről
- az esetleges címzési eltérésekről.