Kinek ajánljuk az ePostakönyvet?

Az ePostakönyv a Magyar Posta ingyenes, webes alapú rendszere, melynek segítségével berögzítheti a leveleihez kapcsolódó feladási adatokat, így nem szükséges azokat papíralapon kitöltenie. Az ePostakönyvvel kitöltheti a levélfeladáshoz szükséges nyomtatványokat, ha tértivevényes leveket ad fel, a visszajelzést kérheti online, így ezek a dokumentumok akár a későbbiekben is megmaradnak.
A rendszerbe berögzített levelek adataiból úgy nevezett elektronikus feladójegyzék áll elő, mely tartalmazza azokat az adatokat, amik szükségesek a levél feladásához.

Az ePostakönyvet három, levélfeladási volumenben jól elkülöníthető célcsoportunk részére fejlesztettük ki:
• Nagyvállalati, a levélfeladások díjait átutalással fizető ügyfelek
• Olyan vállalatok, cégek, akik a postán készpénzzel/bankkártyával szoktak fizetni
• Magánszemélyek

Jelen kézikönyv a postahelyen készpénzzel/bankkártyával fizető magánszemélyek és kisvállalati ügyfelek számára használható szoftver működését, igénybevételi lehetőségét mutatja be.

Miért célszerű Önnek is ePostakönyvet használnia?

• Kikalkulálja a feladási díjat a megadott küldeményparaméterek alapján.
• Gyorsabban intézheti postai ügyeit, hiszen nem szükséges a postán a különböző kapcsolódó nyomtatványokat papíralapon kitöltenie.
• Javaslatokat tesz a címekre (város, utca, házszám), így pontosabban kitölthetők az adatok, könnyen ellenőrizheti, hogy a cím, amire levelet küld, megfelelő-e.
• Akár el tudja készíti a borítékra és az etikettre történő címzést.
• Ha tértivevényes levelet ad fel, akkor a visszaigazolást (elektronikus kézbesítési igazolás) letöltheti az alkalmazásból, kiváltva ezzel a papíralapú tértivevényt.

Regisztráció

Az ePostakönyv használatához első lépésben Önnek létre kell hoznia felhasználói profilját weboldalunkon.

Amennyiben Ön magánszemélyként kívánja használni az ePostakönyvet, kérem, kövesse az alábbi lépéseket:
A www.posta.hu oldalon lépjen az ÉnPostám fülre és kattintson a „Regisztrálok” gombra, majd a felületen válassza ki, hogy ÉnPostám kártya adataival („Hűségkártyával), vagy anélkül („Regisztrálok”) kíván az oldalon profilt létrehozni.

Adatai rögzítését követően a megadott e-mail címre aktiváló linket küldünk, amely elfogadását követően kényelmesen használhatja online szolgáltatásainkat, így az ePostakönyvet is.

Amennyiben Ön cégként szeretne regisztrálni, az alábbiak szerint kell eljárnia:
Ha van már magánszemélyként aktív felhasználója, jelentkezzen be és a „Regisztrálok” fülön kattintson a „Cégként regisztrálok” gombra. Adja meg a cég képviselőinek személyes adatait, valamint a megjelenő, cégre vonatkozó információkat.
Ha nincs még aktív regisztrációja magánszemélyként, akkor azt a „Cégként regisztrálok” gombra kattintva is létrehozhatja és folytathatja a céges regisztrációt a fent leírt lépések alapján.

Céges regisztráció során (vagy akár a későbbiekben) lehetősége van további felhasználókat meghívni, így a céges postai ügyeket akár több meghatalmazott is kezelheti a weboldalon.

Amennyiben munkatársait, vagy postai ügyekben megbízott személyeket szeretne meghívni, a bejelentkezést követően lehetősége van meghívó küldésére, melyhez a meghívni kívánt személy e-mail címét kell csak kitöltenie. Ezt követően, ha a meghívottnak
• korábbról van már aktív felhasználója, a bejelentkezését követően választania kell, hogy magánszemélyként, vagy céges meghatalmazottként szeretne ügyet intézni a www.posta.hu-n
• nincs még aktív felhasználója, akkor regisztrálnia kell magánszemélyként, majd ezt követően, az aktiváló linkre történő kattintás után dönthet arról, hogy weboldalunkra céges meghatalmazottként vagy magánszemélyként szeretne belépni.

Belépés az ePostakönyvbe

Az ÉnPostám felületen történő belépést követően válassza ki, hogy magánszemélyként vagy cégként/céges meghatalmazottként szeretne ügyet intézni a weboldalon. Ezt követően az Irányítópulton a Levél és csomag – minden, ami küldemény menüpont megnyitása után kattintson az ePostakönyv csempére. A levelek adatait (pl. a címzett nevét és a levél típusát) tartalmazó listát jegyzéknek hívjuk, ezeket kell megadnia a rendszerben.

Első belépéskor és abban az esetben, ha Önnek nincs nyitott jegyzéke egy üdvözlőképernyő fogadja Önt, kattintson az „Új feladójegyzék létrehozása” gombra.
A „Súgó” a folyamat minden lépése során, minden képernyőn elérhető, ide kattintva megtalálhatja a gombok és felületen használt kifejezések magyarázatát, folyamatlépéseket.
Az „X”-re kattintva nem az adott képernyőről, hanem magából az alkalmazásból lép ki felhasználó, kérjük, erre minden esetben figyeljen!

Nyitott jegyzék

Ha legalább egy nyitott vagy lezárt jegyzékkel rendelkezik, azok adatait ezen a képernyőn tekintheti meg lista nézetben. Nyitott jegyzék alatt azokat a megkezdett jegyzékeket értjük, amelyek szerkesztése már elkezdődött, de még nem zárta le, és nem küldte be az adatokat a Postának. Ha egy nyitott jegyzéket 10 munkanapon keresztül senki nem szerkeszt, a rendszer ezt a jegyzéket automatikusan törli. A nyitott jegyzéket ez idő alatt Ön is tudja törölni.
Ha Önnek van nyitott feladójegyzéke, az kezdőképernyőn ezeknek a listája látható.
Ha a nyitott, vagy zárt jegyzékek manuálisan, vagy automatikusan törlődnek (400 nap után), akkor ez a kezdőoldal újra megjelenik.

A listában azok a főbb adatok láthatók, amelyeket a jegyzék létrehozásakor megadtunk. Ilyen adat a jegyzék azonosítója, a jegyzékben található tételek (küldemények) darabszáma, a várható automatikusa törlés dátuma.
A rögzítés folytatása mellett lévő nyílra kattintva az alábbi lehetőséget ajánlja fel a rendszer: a „Beállítások” és a „Törlés” valamint „Jegyzék Letöltése (PDF)” és „EFJ Letöltése (XML)” funkciógombokat.
Becsült feladási díj abban az esetben jelenik meg, ha a jegyzék lezárásra jelölt státuszba kerül. Ezt a státuszt a lakat ikon és a „Megtekintés” gomb jelzi.

Funkciógombok:
• Új feladójegyzék: Ha Ön új jegyzéket szeretne létrehozni, kattintson az „Új feladójegyzék” gombra.
• Rögzítés folytatása: Ha egy nyitott jegyzékhez Ön további tételadatokat (küldeményadatokat) szeretne hozzáadni, kattintson a jegyzék melletti „Rögzítés folytatása” gombra.
• Megtekintés: „Ha Ön a jegyzék szerkesztésekor rákattintott a „Lezárásra jelöl” gombra, akkor a jegyzék mellett a szerkesztés helyett már csak megtekintést fog látni. A jegyzékekben lévő küldeményeket megtekintheti és/vagy véglegesen lezárhatja a jegyzéket, illetve visszaállíthatja szerkesztésre.
• Beállítások: Ez a gomb csak a jegyzék adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. Segítségével a jegyzék alapparamétereit lehet módosítani. (pl.: feladói adatok, tértivevény visszaküldési cím, stb.)
• Törlés: Ez a gomb csak a jegyzékek adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. Törlés esetén figyelmeztető ablakban kell megerősíteni a műveletet.
• Keresés mező: A képernyőn látható összes jegyzékadatban lehet keresni.

Rendezés:
• Rendezés alapja: a lefelé mutató nyílra kattintva legördülő menüből választhatja ki a rendezés kívánt szempontját (pl.: a feladó neve, a jegyzékazonosító, a törlés dátuma, stb.)
• Rendezés iránya: a rendezés szempontjához igazodva növekvő vagy csökkenő sorrendben rendezheti a jegyzékeket.

Kijelölés:
• Jelölő négyzet: A jegyzékek előtt levő négyzet kipipálásával kijelölheti azokat a jegyzékek, amelyeken további műveleteket kíván végezni.
• Összes kijelölése: Minden jegyzéket kijelöl.
• Kijelölések megfordítása: A nem kijelölt jegyzékek kijelöltté válnak, míg a kijelölteknél eltűnik a kijelölés.
• Kijelölések megszüntetése: Minden kijelölést megszüntet.
• Kijelöltek törlése: A kijelölt jegyzékeket törli. A véletlen adatvesztések, törlések elkerülése érdekében a program a végleges törlés előtt felugró ablakban kér megerősítést.
• Jegyzékek összevonására céges profil kiválasztása esetén van lehetőség. Ebben az esetben a kijelölt jegyzékek összevonását csak az alábbi feltételek teljesülése esetén hajtja végre az alkalmazás:
▪ egy jegyzékben max. 1000 küldemény lehet
▪ a küldeményazonosító megadási módja azonos (pl. nem lehet összevonni olyan jegyzékeket, amelyeknél az egyikben ragasztás, a másiknál nyomtatás a küldeményazonosító megadási mód.

Ez a jegyzék beállításainál módosítható.

▪ a közönséges küldemény rögzítési módjának (darabszámos vagy cím szerinti) meg kell egyeznie a két jegyzékben Ez a jegyzék beállításainál módosítható.
▪ Figyelem! Két különböző felhasználó által szerkesztett jegyzék csak abban az esetben vonható össze, ha a másik felhasználó legalább 10 perce kilépett a posta.hu felületéről

Lezárt jegyzékek

Lezárt jegyzéknek nevezzük azokat a jegyzékeket, amelynek az adatait már beküldte a Postára. Ilyen adat a jegyzék azonosítója, az összes darabszám, a megőrzés dátuma, az IKR azonosítószám.
A lezárt feladójegyzékek 400 nap után törlődnek automatikusan az alkalmazásból. A jegyzéket ez idő alatt Ön is tudja törölni.
A képernyő felépítése, valamint a Rendezés és a Kijelölés funkciók, valamint a Keresés működése megegyezik a Nyitott jegyzékek pontban leírtakkal.

Funkciógombok:
• Jegyzék megnyitása: Itt tekintheti meg a jegyzék tételeit.
• Jegyzék letöltése (PDF): Ez a gomb a jegyzék adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. A jegyzék letöltését teszi lehetővé PDF formátumban. Kinyomtatásakor kizárólag abban az esetben alkalmazható papír feladójegyzékként is, amennyiben az elektronikus beküldést valamilyen technikai probléma (pl.: az Internet szolgáltatás hibája) akadályozza.
• EFJ letöltése (XML): Ez a gomb a jegyzék adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. Az EFJ.xml formátumban tölthető le a segítségével.
• Törlés: Ez a gomb a jegyzék adatainak jobb szélén látható nyílra kattintva jelenik meg. Törléskor a lezárt jegyzéket törli a listából.

Törlés esetén figyelmeztető ablakban kell jóváhagyni a műveletet.
Egy jegyzék kijelölése után a Jegyzékadatok másolása nyitott jegyzékbe gomb megnyomásával lehetősége van új nyitott jegyzéket létrehozni a már lezárt jegyzék alapbeállításaival.

Lezárt jegyzék jobb oldalán lévő gombra kattintással három lehetőséget kínál fel a rendszer:
• jegyzék letöltése PDF formátumba
• EFJ letöltése xml formátumba
• Törlés

A jegyzék pdf formátumban történő nyomtatás során a könyvelt küldeményeknél saját azonosítóként feltüntetett adatok minden tételnél megjelennek.
Fontos! Amikor a leveleket a postára hozza és a helyszínen valamilyen módosítás történik (pl. nagyobb a küldemény, mint amennyit előzetesen rögzített), ez a módosítás az ePostakönyv lezárt jegyzékében utólag nem jelenik meg. A lezárt jegyzék a küldemény nyomkövetésére nem alkalmas.

Kézbesítések

Ha tértivevényes küldeményt adott fel, és az ePostakönyvet jelölte meg értesítési csatornának, ez alatt a funkció alatt kérheti le az elkészült elektronikus kézbesítési igazolásokat. Az igazolások lekérdezésére a felületen a küldemény feladását követő 400 napig van lehetősége. Az igazolások egyenként tölthetők le a felületről.

Keresés folyamata során a dátum kiválasztása kötelező.

A következő keresési lehetőségek állnak rendelkezésre:
• címzett neve
• küldeményazonosító
• jegyzékazonosító (a jegyzék IKR száma pl: IKR_123456)
A keresés eredménye egy táblázatban jelenik meg, a végén a Letöltés gombbal. Erre kattintva tudja letölteni a kézbesítési igazolást.

Új feladójegyzék létrehozása/módosítása

Ha Ön új feladójegyzéket szeretne létrehozni, a nyitóoldalon kattintson az Új feladójegyzék létrehozása gombra. Új jegyzék létrehozásakor néhány alapadat megadása szükséges.
Ha már létrehozott nyitott jegyzéket szeretne módosítani, a jegyzék jobb oldalán lévő nyílra kattintva értheti el a Beállításokat, és itt tudja módosítani a jegyzék alapadatait.

A fejlécben elnevezheti a jegyzéket, hogy a későbbiekben könnyebben kereshető legyen. Az elnevezés abban is segíthet, hogyha cégen belül többen használják az alkalmazást, mindenki számára egyértelmű legyen, hogy melyik jegyzék mit takar. Amennyiben nem nevezi el a jegyzéket, úgy a rendszer automatikus azonosítóval látja el.

A jegyzék létrehozásának első lépéseként az alábbi opciók közül ki kell választania, hogy hogyan szeretné majd kezelni az azonosítókat a könyvelt küldeményeihez, azonosított leveléhez. Ekkor minden küldeményre (pl. ajánlott, tértivevényes, azonosított stb.) egy egyedi azonosító kerül. Ebben a lépésben kiválaszthatja, hogy milyen módon kerüljön rá az azonosító a borítékra.

• A küldeményazonosítót „Ragasszák rá a postán”
Ebben az esetben Önnek nincs más dolga, mint berögzíteni a küldemény adatait és postán ragasztják rá a kiválasztott levélhez tartozó azonosítókat (pl.: elsőbbségi, ajánlott) – kivéve az azonosított levelet. Ha ezt az opciót választja, várhatóan több időt kell várakoznia a postán, amíg a leveleire ráragasztják a különböző etiketteket. Amennyiben Azonosított levelet szeretne feladni, a levélhez tartozó intervallumos küldeményazonosítókat először meg kell igényelnie a postától, majd az e-mailben kapott azonosítótartományt az alkalmazásba rögzítenie kell. Azonosított levéltermék igénybevételekor a küldeményazonosítók borítékra történő nyomtatását, vagy az etikett előállítását Önnek kell biztosítania.

• A küldeményazonosítót „Ráragasztom a borítékra”
4 küldemény típushoz van lehetősége küldeményazonosítót igényelni a felületen:
- RL – Belföldi könyvelt (pl.: Ajánlott levél, Tértivevényes levél, Hivatalos irat, Fizetést Követő Kézbesítéses Levél, Címzett kezébe levél)
- RR – Nemzetközi könyvelt (pl.: Nemzetközi ajánlott levél)
- EL – Belföldi értéknyilvánítás
- VV – Nemzetközi értéknyilvánítás

Miután kiválasztotta, hogy mely típusból mennyit szeretne igényelni, a legördülő listából válassza ki, hogy mely postára tud bemenni az azonosítókért.

Figyelem! Azonosított levélhez a postán nem érhető el küldeményazonosító, minden esetben a feladónak kell előállítani (borítékra vagy etikettre történő nyomtatással)

Amennyiben Azonosított levelet szeretne feladni, a levélhez tartozó intervallumos küldeményazonosítókat először meg kell igényelnie a postától, majd az e-mailben kapott azonosítótartományt az alkalmazásba rögzítenie kell. Azonosított levéltermék igénybevételekor a küldeményazonosítók borítékra történő nyomtatását, vagy az etikett előállítását Önnek kell biztosítania.

Amennyiben céges profillal használja a rendszert, az azonosító használat előtt a tartományt magára kell venni a felhasználónak az „Új küldeményazonosító tartomány felvitele funkció alatt”. Ez a funkció lehetőséget biztosít arra, hogy egy tartományból többen is felhasználhassanak azonosítókat.
Ezt követően Ön rá tudja ragasztani a leveleire a küldeményazonosítókat, így időt spórolhat meg a postahelyen.

Céges felhasználóként a nyitott jegyzékek oldalon található „Küldeményazonosító visszaadása” funkcióval vissza lehet adni a közös készletbe az azonosítókat, így ezt más felhasználó fel tudja használni.

Figyelem! Ha Ön most először választja ezt az opciót, előbb át kell vennie a kiválasztott postán az azonosítókat, majd csak ezt követően tudja rögzíteni a küldeményadatokat az ePostakönyvben.

• Dönthet úgy, hogy a küldeményazonosítókat „Kinyomtatom magamnak a borítékra”
Ebben az esetben a rendszer automatikusan rendeli hozzá a küldeményekhez az azonosítókat. Ennek részleteiről a Nyomtatás fejezetben olvashat. Kérjük, akkor válassza ezt az opciót, ha Ön biztosítani tudja, hogy az ePostakönyv által felkínált küldeményazonosítókat kinyomtatja, majd ezekkel együtt hozza a leveleket a postára. Ebben a rögzítési módban a program támogatja mindegyik típusú küldeményazonosító borítékra történő nyomtatását.

Mindhárom rögzítési módban tud postától igényelt KA azonosítót rögzíteni az ePostakönyvbe (azonosított levélhez). Ezt abban az esetben használja, ha rendelkezik nyomtatott KA azonosítószámmal etiketten vagy borítékon. Ilyen esetben a rendszerből nem nyomtatható a küldeményazonosító.
Közönséges levél, vagy közönséges címzett reklámküldemény feladása esetén innentől eldöntheti, hogy közönséges leveleket darabszám szerint, vagy cím megadása mellett azonosított levelet kíván feladni.

Az azonosított levélhez rendszeresített „KA” típusú azonosítót:
• Személyesen a postán tud igényelni. Az ily módon igényelt azonosítókat azok használata érdekében be kell rögzíteni az ePostakönyvbe.
• Lehetősége van az alkalmazás segítségével az azonosító nyomtatására a küldemény burkolatán.

A képernyő alsó felében az Ön feladó adatai állíthatóak be.
Ezek az adatok eltárolódnak, valamint az „Adatok módosítása” gombbal bármikor módosítani tudja azokat. Kérjük, különösen ügyeljen az e-mail cím pontos kitöltésére, ugyanis levelei berögzítését követően a sikeres postai rendszerbe való beküldésről az itt megadott e-mail címre küldünk visszaigazolást, valamint a küldemény felvételről is ezen az e-mail címen értesítjük.
Módosítás nézetben az alapértelmezett jelölőnégyzet kiválasztásával meghatározhatja, hogy ezt a címet alapértelmezetten szeretné-e használni – ez esetben minden későbbiekben létrehozott jegyzékére vonatkozni fog majd, ezt kínálja fel a rendszer alapértelmezett feladó címként– vagy csupán erre az egy adott jegyzékre vonatkozik. Az itt megadott adatok fognak megjelenni a nyomtatáskor a feladó résznél. Fontos, hogy csak akkor történik mentés, ha a Feladó adatai mellett megjelenő Módosítás mentése gombra kattint. Mégse gombra kattintva nem mentjük az adatokat, és a rendszer kilép az adatmódosításból.
A feladói (és a későbbiekben a címzetti és küldemény) adatok felvitelekor a csillaggal jelölt, kötelező mezőket szükséges kitöltenie.
Mégse gombbal nem folytatja a műveletet és a Nyitott jegyzékek menüpontra lép vissza, a Mentés és kilépés gomb hatására elmenti a képernyő adatait, majd a nyitott jegyzékek képernyőt tölti be. A Tovább gombbal betöltődnek az adott jegyzékbe felvett levéladatok, valamint lehetőség van újabb küldemények rögzítésére.

Támogatás a levél adatainak rögzítésében

Ha Ön egy küldeményt visz fel az ePostakönyvbe, és megadja a címzettet, a mentés után a megadott címzett adatai bekerülnek a címtárba. A rendszer a lezárt jegyzékekből, az utolsó használatot követő 400 napig tárolja ezeket az adatokat. Amikor legközelebb a címzett mezőbe elkezdi begépelni a címtárban már szereplő címzett nevét, a rendszer 3 karakter begépelése után automatikusan felkínálja az Ön címtárában lévő lehetőségeket. Az automatikusan felajánlott címek folyamata eltér belföldi és nemzetközi címeknél. Nemzetközi címek esetében a közterület neve, típusa és házszám mezőkbe rögzített karaktereknek összesen el kell érnie a három karaktert.

A belföldi címzést beépített adatbázis segíti. Az irányítószám megadása után a rendszer felkínálja a hozzá tartozó települések listáját, majd azt kiválasztva az adott településen elérhető közterület nevekből választhat. A közterület kiválasztása után a közterület típusa automatikusan kitöltésre kerül. Az elérhető házszámok a már kiválasztott település és közterület alapján kerülnek szűrésre. Kiegészítő információként megadhatók az épület, lépcsőház, emelet, ajtó adatok is – ezeket a rendszer nem kínálja fel.
Ha Ön olyan címet ad meg, ami postafiókra szól, az irányítószám és település kitöltése után a Postafiók mezőben adhatja meg a kívánt postafiók számot. Ha ez megtörtént, a többi címadat mező (a közterület, a közterület típusa, a házszám és az emelet/ajtó) inaktívvá válik.
Ha Ön nem házszámot, hanem helyrajzi számot szeretne megadni a címben, azt úgy teheti meg, ha a helyrajzi számot a Házszám mezőbe rögzíti Hrsz.: kezdéssel és utána lehet a többi részt (számot) begépelni, pl. Hrsz. 2012.
Kiemelt irányítószámra címzés: csak az irányítószámot és a települést kell megadnia, mást nem (pl.: Magyar Rádió, 1800 Budapest).

Címzetti adatok megadása tömegesen

Ha tömegesen szeretne címzett adatokat a rendszerbe betölteni, lehetőség van külső adatállomány importálására. A Címzett adatok feltöltése gomb megnyomása után az alábbi ablak ugrik fel, amelyben tallózással választhatja ki az importálandó fájlt a számítógépéről.
A rendszer négyféle formátum importálását teszi lehetővé:
• .xls
• .xlsx
• .csv
• .xml

A felugró ablakban a „Letölthető jegyzékminta” feliratra kattintva mintafájlokat tölthet le. A címzetti adatok feltöltéséhez csak a megadott mintafájloknak megfelelő állományok használhatóak. Az egyes mezők (oszlopok) nevei és a sorrendjük nem változhat. Az értékkel nem rendelkező mezőknek is szerepelniük kell az állományban, azok nem elhagyhatók.
A címlista betöltése után a rendszer ellenőrzi a címadatokat és kijelzi azokat, amelyek nem szerepelnek a Magyar Posta címadatbázisában.
A címek javításához kattintson a kijelölt, javítani kívánt címekbe, törölje a címadatokat és a címzéstámogatás segítségével kezdje el felvinni a megfelelő címet. A javítás nem kötelező, a Tovább gombbal át lehet lépni a címjavítást.

Címekhez történő küldemény hozzárendelése

Ha Ön tömegesen töltött be címadatokat, ezekhez még küldeményadatokat kell rendelnie. A címadatok betöltése után jelölje ki azokat a tételeket, amikhez ugyanazokat a küldeményadatokat szeretné megadni (pl. mind elsőbbségi és ajánlott 30 g-os levél), majd elérhetővé válik a „csoportos küldeményadatok beállítása” funkció.

A kijelölt címekhez beállítható egy küldeménytípus, amely azonos lesz minden kijelölt tétel esetén. Nemzetközi küldemény igénybevételekor csak azonos országba szóló levelezés esetén használható.
Ha Ön olyan tételt jelölt ki, amihez korábban már adott meg küldeményadatot, akkor a Csoportos küldeményadatok beállítása opció nem jelenik meg.

Új tétel rögzítése

Az „Új tétel rögzítése” gombbal megkezdheti a levéladatok felvitelét.

Válassza ki, hogy milyen típusú küldeményt szeretne megadni:

• Belföldi közönséges: azok a sima levelek, amik belföldre szólnak, és ön nem szeretné semmilyen módon azonosítani a levelet (pl. ajánlott, tértivevényes, stb)
• Belföldi közönséges azonosított: azok a belföldi közönséges küldemények amelyeket címmel ellátva adhat meg és a kézbesítés sikertelensége esetén ennek okáról értesítést küld a posta e-mailben. A küldeményeket nyomtatott KA azonosítóval szükséges ellátni, mely magában foglalja a vonalkódot is.
• Belföldi könyvelt: azok a belföldre feladatott levelek, amit valamilyen módon azonosítottak, visszakövethetők
• Nemzetközi közönséges: azok a sima levelek, amiket külföldre szeretne feladni, és ön nem szeretné semmilyen módon azonosítani a levelet (pl. ajánlott, tértivevényes)
• Nemzetközi könyvelt: azok a külföldre feladatott levelek, amit valamilyen módon azonosítottak, visszakövethetők

Új tétel rögzítése - Belföldi közönséges levél adatainak bevitele

Ha Ön belföldi közönséges levelek adatait rögzíti, akkor kétféle mód közül választhat:

• „Azonosított levelet adok fel”
Ebben az esetben minden küldeménynél meg kell adni a címzett nevét és teljes címét a lehető legpontosabban és részletesebben (emelet, ajtó). Ha Ön ezt az opciót választja, elérhetővé válik az Azonosított levél szolgáltatásunk, azaz ha a közönséges, sima leveleinek postaládába történő kézbesítése sikertelen, értesítjük Önt. Ezen típusú levelek sikertelen kézbesítése esetén a feladójegyzékben megadott e-mail címre értesítést küldünk.
Az Azonosított levéltermékek feladásának feltétele a küldeményazonosító borítékra nyomtatása, vagy egy korábban (nyomdában előállított) kinyomtatott boríték vagy etikett felhasználása.

• „Közönséges levelet adok fel”
Ebben az esetben Ön nem rögzíti egyesével a címeket, azt tudja megadni, hogy hány darab közönséges levelet szeretne feladni. Ebben az esetben nem tudjuk Önt értesíteni arról, ha a levélkézbesítés sikertelen: ehhez a szolgáltatáshoz az „Azonosított levelet adok fel” opciót válassza.

Az adatok beírását követően a rögzítés során kötelezően ki kell választani az alapszolgáltatást (azaz, hogy milyen típusú levelet kíván feladni), valamint a levél tömegét is a legördülő menükből.
Az „Egyéb beállítások” fül lenyitásával van lehetőség rögzíteni, hogy
- vakok írását tartalmazza-e a küldemény,
- valamint a bevizsgálási jegyzőkönyv száma (amennyiben van),
Könyvelt küldemény esetén:
- megadható saját azonosító (pl.: iktatószám, a levél tartalma),
- tértivevény vonalkód (saját Ön által használt belső nyilvántartáshoz használt azonosító). A tértivevény lapra lehetőség van vonalkódot nyomtatni. A nyomtatandó adattartalom és típusú is megadható. Az elektronikus kézbesítési igazoláson is megjelenítjük).

Ha gépi feldolgozásra alkalmas küldeményt szeretne feladni, ehhez az OLK bevizsgáló laborjának jegyzőkönyvi engedélye szükséges. Az engedélyszám rögzítése csak gépi feldolgozás választása esetén kötelező. A bal oldali mezőbe 1-6 számjegy írható be, míg a jobb oldali mezőben egy legördülő menüből évet kell választani a jegyzőkönyv engedélyszáma alapján. Az „OK” gomb megnyomásával az alkalmazás menti az adatot. Maximálisan 10 engedélyszám adható meg.

Ha további küldeményeket szeretne rögzíteni, kiválaszthatja, hogy a következő levélhez tovább viszi a már berögzített címzetti és/vagy levél adatokat.
További levelek rögzítése esetén nyomja meg az „Új tétel és mentés” gombot. Ha nem szeretne további tételeket adni a jegyzékhez, válassza a „Mentés és bezárás” lehetőséget.

Új tétel rögzítése - Belföldi könyvelt levél adatainak bevitele

A könyvelt küldeményeknél fontos szem előtt tartani, hogy a jegyzék létrehozásakor a küldeményazonosító megadási módnál mely opciót választotta. Ha azt jelölte be, hogy a küldeményazonosítókat ragasszák rá a postán, annyi a teendője, hogy a felületen bekért adatokat megadja.

Ha a „Ráragasztom a borítékra” lehetőséget választotta és nincs olyan azonosítószáma, amit fel tud használni egy könyvelt küldemény rögzítéséhez, akkor a rendszer felkéri, hogy igényeljen új tartományt.

A figyelmeztető üzenet elfogadása után megnyílik az igénylő ablak, ahol a bal oldali oszlopban egy statisztika látszik, hogy az elmúlt hónapban adott tartományból hány darab lett felhasználva – ez segítheti Önt abban, hogy hány darabot érdemes igényelnie. A jobb oldali oszlopba tudja beírni, hogy egyes típusokból hány darabot szeretne igényelni. A lenyíló oszlopban kell kiválasztania azt a postahelyet, ahol az azonosítókat szeretné személyesen átvenni. A rendszer nem enged a maximális darabszámnál többet beírni. Sikeres igénylés esetén a kiválasztott postára kell befáradnia az azonosítók átvétele miatt. Amíg ezt nem teszi meg, nem tud könyvelt küldeményt rögzíteni ebben a rögzítési módban.

Céges profillal történő belépés során fontos, hogy a cég rendelkezésére álló tartományból a felhasználó magára vegye a kívánt darabszámot az adott tartományból.

„Kinyomtatom magamnak a borítékra” gomb választása esetében, a rendszer automatikusan rendeli hozzá a küldeményekhez a szükséges azonosítókat. Ebben az esetben kérjük figyeljen arra, hogy a nyomtatáskor az az azonosító kerüljön a borítékra, ami a rendszerben a címzett neve mellett szerepel.
Minden küldeményazonosító kezelési módban lehetőség van egyedi KA tartomány (azonosított levél) megadására. Ezt akkor válassza, ha rendelkezik már ilyen nyomtatott azonosítókkal, melyet nyomdai úton szükséges Önnek előállítatnia.

A címzetti adatok beírását követően a rögzítés során kötelezően ki kell választani az alapszolgáltatást (azaz, hogy milyen típusú levelet kíván feladni), valamint a levél tömegét is a legördülő menükből.

Elérhető többletszolgálatások belföldi könyvelt levelekhez:
• A Többletszolgáltatásoknál az Ajánlott szolgáltatás automatikusan bejelölésre kerül, mivel Ön könyvelt küldeményt választott
Tértivevényes küldemény esetén adja meg, hogy hol szeretné megkapni a visszaigazolást:
Belföldi tértivevény esetén a következő tértivevény visszaküldési módok közül tud választani:

• ePostakönyv – a program az alkalmazás Kézbesítési fülén és a lezárt jegyzék tételei után, az utolsó mezőben teszi lehetővé a letöltést.
• e-mail – a feladójegyzékben megadott e-mail címre linket küldünk, melyen 2 évig tároljuk a letölthető kézbesítési igazolásokat
• Hivatali Kapu – Az alkalmazásban - a KRID mező kitöltésével – küldeményenként tudja megadni azt a Hivatali Kapu KRID azonosítót, ahová szeretné visszakapni a kézbesítési igazolásokat. Hivatali Kapu választása esetén a KRID mező kitöltése kötelező.
• csatolt tv lap visszaforgatás – belföldi tértivevény esetén a küldeményhez csatolt papíralapú tértivevény lap használatakor választandó. Amennyiben a küldeményhez papír tértivevényt csatol feladáskor, ezt az értéket kell választania!

Hivatalos irat esetén a következő tértivevény visszaküldési módok közül tud választani:
• ePostakönyv – a program az alkalmazás Kézbesítési fülén és a lezárt jegyzék tételei után, az utolsó mezőben teszi lehetővé a letöltést.
• e-mail – a feladójegyzékben megadott e-mail címre linket küldünk, melyen 2 évig tároljuk a letölthető kézbesítési igazolásokat
• Hivatali Kapu – Az alkalmazásban - a KRID mező kitöltésével – küldeményenként tudja megadni azt a Hivatali Kapu KRID azonosítót, ahová szeretné visszakapni a kézbesítési igazolásokat. Hivatali Kapu választása esetén a KRID mező kitöltése kötelező.
• papír kézbesítési igazolás – lehetőség van papíralapon kérni a kézbesítés igazolást, ezt a postai rendszerekből nyomtatjuk ki, majd a tértivevény visszaküldési címre (alapértelmezetten a feladó címe ettől eltérő címet a programon belül meg lehet adni) kézbesítjük.

Újdonságként jelenik meg tértivevény saját azonosító mező, ami maximum 50 karakterig tölthető és tartalma megjelenik a kézbesítési igazoláson.

Értéket tartalmazó küldemény esetén adja meg az értéknyilvánítás összegét, 1,- Ft-tól – 9.999.999,- Ft-ig.
o A postai lezárás szolgáltatás csak értéket tartalmazó küldemény esetén választható. Ebben az esetben a küldeményt a postán zárjuk le.
Hivatalos irat választása esetén a Tértivevény többletszolgáltatást a rendszer automatikusan bejelöli
• Címzett kezébe levél választása esetén
 a tértivevény és
 a saját kézbe többletszolgáltatásokat automatikusan bejelöli a rendszer
Ha további küldeményeket szeretne rögzíteni, kiválaszthatja, hogy a következő levélhez tovább viszi a már berögzített címzetti és/vagy levél adatokat.

További levelek rögzítése esetén nyomja meg az „Új tétel és mentés” gombot, ha nem szeretne további tételeket adni a jegyzékhez, válassza a „Mentés és bezárás” lehetőséget.

Új tétel rögzítése - Külföldi közönséges levél adatainak bevitele

A címzett adatainak pontos megadását követően válassza ki, hogy milyen alapszolgáltatást, azaz milyen típusú küldeményt kíván bevinni a rendszerbe, majd a legördülő listából adja meg annak tömegét és méretét.
Közönséges küldemény esetében többletszolgáltatásként csak az Elsőbbségi opció választható.
További levelek rögzítése esetén választhat, hogy megtartja-e a most berögzített küldeményadatokat vagy címzetti adatokat, vagy választhatja az „Új tétel és mentés”-t, ebben az esetben meg kell adnia az új levélhez tartozó küldemény-, és címzetti adatokat is.
A Mégse gombra történő kattintással nem menti el a berögzített adatokat, a Mentés és bezárással visszatér az előző képernyőre.

Új tétel rögzítése - Külföldi könyvelt levél adatainak bevitele

A címzett adatainak pontos megadását követően válassza ki, hogy milyen alapszolgáltatást, azaz milyen típusú küldeményt kíván bevinni a rendszerbe.

További levelek rögzítése esetén választhat, hogy megtartja-e a most berögzített küldeményadatokat vagy címzetti adatokat, vagy választhatja az „Új tétel és mentés”-t, ebben az esetben meg kell adnia az új levélhez tartozó küldemény-, és címzetti adatokat is.
A Mégse gombra történő kattintással nem menti el a berögzített adatokat, a Mentés és bezárással visszatér az előző képernyőre.
Ha Ön Európán kívülre, pl. az USA-ba küld levelet, akkor többnyire vámadatot kell megadnia: ki kell választani a vámértéket – ide írja, hogy mekkora érték található a borítékban; milyen valutában és hogy milyen típusú a küldemény (pl. ez egy ajándék).

Ha Nemzetközi küldeményt rögzít Európán kívüli országba, akkor kötelezően meg kell adnia vámadatot. Ez azt jelenti, hogy a többletszolgáltatások alatt kötelezően ki kell töltenie a vámérték (mely lehet 0 Ft is, de megadása kötelező), valutanem, küldemény fajta mezőket.
A többi mező kitöltése opcionális. Ezt követően a Vámadatok gombra megnyíló felugró ablakban kell egy tételt rögzítenie. Itt csak a vámtarifa kód (min. 6 számjegy) mező kitöltése nem kötelező.
Funkciógombok:
• Piros X: Adott tétel törlése
• Kék floppy: Tétel mentése
• Mentés: Vámadatok mentése, törlés esetén is rá kell kattintani
• Vissza: Mentés nélküli visszalépés
• Összes elem törlése: Összes felvett tétel törlése
A Mégse gombra történő kattintással nem menti el a berögzített adatokat, a Mentés és bezárással visszatér az előző képernyőre.

Dokumentumok

Vámadatok mellet opcionálisan Dokumentumokat is meg lehet adni. A vámadatokban leírtak szerint lesz aktív a Dokumentum gomb. A gombra megnyílik a Dokumentumok nevezetű felugró ablak, ahol Dokumentum azonosítószámát és nevét kell kötelezően megadni

Funkciógombok:
• Piros X: Adott tétel törlése
• Kék floppy: Tétel mentése
• Mentés: Dokumentumok mentése, törlés esetén is a mentés gombra rá kell menni.
• Vissza: Mentés nélküli visszalépés
• Összes elem törlése: Összes felvett tétel törlése

A jegyzék áttekintése

A levelek adatainak berögzítése után a képernyőn ellenőrizheti a felvitt küldeményeket.
Minden küldeményről megjelennek a legfőbb adatok: a küldemény sorszáma (automatikusan kerül kiosztásra), típusa, címzettje, a címe, a küldemény azonosítója, a küldemény jellemzői, igénybe vett többletszolgáltatások, valamint a lap alján található az adatok alapján kalkulált feladási díj.
A képernyőn listázott küldemények a lapfülekre kattintva csoportosíthatók aszerint, hogy hogyan kívánja azokat látni: összes küldemény, vagy belföldi/nemzetközi, könyvelt/közönséges típus szerint leszűrve.
Lehetőség van a lista tételei között bármelyik jellemzőre szabad szöveges mezőben keresést végezni, a „Keresés a tételek között” elnevezésű mezőben.
A lista tételeit két módon tudja kijelölni. Használhatja a keresés mező előtt található általános jelölőnégyzetet, amellyel az összes tételt kijelölheti, a kijelölés megfordítható, megszüntethető, továbbá a küldemények típus és többletszolgáltatás szerint is kijelölhetők.

A kijelölt tételeken elvégezhető műveletek:
• kijelöltek duplikálása
• tétel módosítása (egyesével és csoportosan is lehetséges)
• címirat nyomtatása
• kísérőokirat (pl.: tértivevény) nyomtatása
• kijelöltek törlése
• vámáru nyilatkozat nyomtatása

Kérjük, ügyeljen a levelekhez tartozó különböző dokumentumok kinyomtatására!
Hivatalos irat esetén 2020. július 1-től megszűnik a papíralapú tértivevény nyomtatás lehetősége!

Jegyzék zárása

A jegyzék létrehozása után a jegyzék státusza „nyitott”. Ha úgy ítéli meg, hogy befejezte a munkát, nem kíván több levelet rögzíteni, válassza a „Lezárásra jelöl” gombot. Ezzel egy időben tájékoztató jelleggel az ePostakönyv kijelzi a becsült feladási díjat is. Ha egy jegyzék lezárásra jelölt, az azt jelenti, hogy még nem küldte be a postai rendszerbe az adatokat, egyelőre csak nem szerkeszthetővé tette a jegyzéket.

Könnyen áttekintheti a jegyzékének tételeit is és itt még dönthet úgy, hogy folytatja a rögzítést, esetleg módosít egy-egy tétel jellemzőin, vagy lezárja azt.

A „Végleges lezárás”-t követően a berögzített küldeményadatok bekerülnek a postai rendszerbe.
Amennyiben a végleges lezárás gombra kattintva nem sikerült a jegyzéket lezárnia (hibaüzenetet kap a felületen, vagy e-mailen keresztül), úgy ennek javításáig a jegyzék nem zárható.

A jegyzékben megadott (Feladó adatoknál beállított) e-mail címre értesítést küldünk Önnek az alábbiakról:
- feladójegyzék beérkezése a postai rendszerbe. Ebben a levélben egy úgy nevezett IKR azonosítót is küldünk Önnek. Fontos, hogy amikor a leveleit beviszi a postára, ez az azonosító a rendelkezésére álljon, ugyanis ennek ismeretében tudja kollegánk kikeresni a levéladatait a rendszerünkben. Az IKR azonosítót a Lezárt jegyzékek fülön is megtalálja.
- esetleges hibákról (duplán megadott azonosító),
- a levelek fizikai felvételét követően készült xml formátumú felvételi jegyzék.

Amennyiben az egyik lezárásra jelölt jegyzéknél a megtekintésre kattintott, úgy megjelenik a jegyzékhez tartozó táblázat, amiben a jegyzékhez tartozó elemeket látja, illetve lehetősége van a kiválasztott lezárásra jelölt jegyzék nyomtatására is.

Nyomtatás

A rendszerben rögzített egy vagy több küldemény tétel kijelölése után lehetősége van ezen tételekhez címiratot, kísérőokiratot vagy vámáru nyilatkozatot nyomtatni. Ehhez a rendszer .pdf kiterjesztésű fájlt generál, amelynek elrendezése megfelel a kívánt nyomtatási módnak.
Ha Ön szeretne pl. vámáru nyilatkozatot nyomtatni, akkor ehhez olyan tételeket kell kiválasztania, ahol adott meg vámáru adatokat. Hasonlóan, ha pl. címiratot szeretne nyomtatni, ahhoz olyan tételeket kell kiválasztania, ahol van címzetti adat.

A nyomtatás többféle formátumban történhet (típustól függően). Nyomtathat borítékra, vagy etikett címkére is.

Borítékra nyomtatás:
Borítékra nyomtatható: címirat, kísérőokirat
• boríték méretének kiválasztása: postai szabványboríték, francia és közepes méretű borítékok nyomtatása támogatott, alapértelmezettként kijelölt a szabványboríték;
• borítékra nyomtatandó adatok választása: jelölő négyzetbe kattintással, több adat is kiválasztható (címzetti, feladói adatok, Díj hitelezve felirat és a többletszolgáltatások megnevezése nyomtatható ki).
Etikett címkére nyomtatás:
Etikettre nyomtatható: címirat
Etikettre kizárólag a címzést lehet kinyomtatni, más egyéb adatot (feladó, bérmentesítés jelzése, többletszolgáltatások megnevezése) nem.
Kísérőokiratnál csak belföldi, nemzetközi tértivevényes levélhez lehetséges tértivevény nyomtatása az alábbi paraméterek alapján:
Kísérőokirat típusa:
• Belföldi tértivevény (egyedi vágott)
• Tömeges nyomtatású tértivevény – belföldi (4 db 1 oldalon)
• Nemzetközi tértivevény (egyedi vágott)

Az ePostakönyv által generált PDF dokumentum kinyomtatásakor a nyomtató beállításait is érdemes előzetesen elvégezni, mivel a kísérőokiratok egyedi lapmérettel rendelkeznek.
A nyomtatások megfelelő minősége érdekében egyedi nyomtatási méreteket kell beállítani, az alábbiak szerint:
A nyomtató ikonjára az egér jobb gombjával kattintva a nyomtatás beállításokat kell választani.
A papír/minőség fület választva adhatunk meg egyedi lapméretet.

A tértivevény nyomtatásához az alábbi méreteket adjuk meg:
• Belföldi tértivevény lap:160 mm * 105 mm
• Belföldi tértivevény lap, íves, 4 db egy íven: 322 mm * 212 mm
• Nemzetközi tértivevény lap: 152 mm * 107 mm

Vámáru nyilatkozat nyomtatást csak vámárus tételnél lehet használni.
Vámáru nyilatkozat nyomtatásánál az alábbi opciók érhetőek el:
• Eredeti nyomtatvány
• A/4 üres lapra
• Etikett
Ha a kijelölt tételek közül egyik elér egy bizonyos vámértéket, akkor a nyomtatvány típusa CN23-as lesz. Ebben az esetben a felhasználó Aláírás képet is megadhat a nyomtatványhoz.